Ogólne zasady opracowywania zespołu w archiwum historycznym
Ogólną i nadrzędną zasadą wynikającą z przepisów prawa przy opracowywaniu zespołów w archiwum historycznym jest zasada przynależności zespołowej i niepodzielności zespołu. Uwagi i przypomnienia dla komisji metodycznych naczelnika Zakładu Naukowego Archiwistyki Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, wydane przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, dopuszczają wyjątek od powyższej reguły w uzasadnionych przypadkach, w szczególności wtedy, gdy materiały obcej kancelarii nie scalają się z materiałami kancelarii macierzystej.
Akta wytworzone przez określonego twórcę zespołu należy pozostawiać w aktach zespołu tych twórców. Zespoły powinny być jak najprostsze, a o ile to możliwe, powinny być wytyczane w granicach historycznych wyznaczanych przez powstanie i likwidację aktotwórcy.
Zespoły złożone tworzy się natomiast w przypadku występowania sukcesji czynnej lub biernej, gdy nie można oddzielić jej od akt sukcesobiorcy bez szkody dla materiałów, w przypadku akt samodzielnych jednostek administracyjnych, przekształceń strukturalnych twórcy zespołu oraz materiałów jednostek podległych, jeżeli ich wydzielenie ze względu na niewielką ilość będzie niecelowe.
Przy nazywaniu zespołów, grup zespołów, zbiorów, szczątków zespołów i zbiorów należy zachować jednolity system nazw. Daty krańcowe powinno się umieszczać w nawiasach przed lub po datach właściwych zespołu.
Czynności przy opracowywaniu zespołu
Samo opracowanie zespołu sprowadza się do następujących czynności:
- Studia wstępne – określenie czasu działalności twórcy zespołu, jego kompetencji rzeczowych i terytorialnych, struktury organizacyjnej, systemu kancelaryjnego, odnalezienie planów registratury oraz instrukcji kancelaryjnych.
- Rozpoznanie przynależności zespołowej materiałów archiwalnych – określenie, czy należą do jednego twórcy.
- Segregacja materiałów archiwalnych.
- Klasyfikacja akt i nadanie im układu przez zastosowanie normy metodycznej lub metody własnej.
- Inwentaryzacja akt na kartach inwentarzowych.
- Brakowanie akt – w przypadku materiałów historycznych wtedy, gdy ich stan nie pozwala na praktyczne wykorzystanie.
- Wykonanie inwentarza książkowego.