Warunki klimatyczne przechowywania dokumentów

Rodzaje nośników dokumentacji

Sposób przechowywania dokumentów ściśle wynika z rodzaju nośnika, na którym zostały one utrwalone. Inaczej przechowuje się dokumentację zapisaną na papierze, inaczej dokumentację utrwaloną w formie pliku na nośniku optycznym, a jeszcze inaczej fotografie. Generalnie można w tym względzie wyróżnić dwa podstawowe rodzaje nośników dokumentacji: papierowy i mechaniczny.

Dokumentacja papierowa

Pierwszy z nich nie wymaga specjalnego komentarza, choć rodzajów papieru na współczesnym rynku artykułów biurowych jest bardzo wiele. Warto jednak podkreślić, że specjalnych warunków przechowywania wymaga papier termoczuły, potocznie zwany „kalką”. Ze względu na warunki przechowywania papier można podzielić na papier posiadający dużą ilość celulozy oraz taki, którego główny skład stanowią domieszki chemiczne.

Właściwości papieru, umownie nazwanego tu „naturalnym”, sprawiają, że najlepiej przechowuje się go w tekturze bezkwasowej, w temperaturze od 14 do 18 stopni Celsjusza, przy wilgotności powietrza na poziomie od 30 do 50% RH. Idealna temperatura przechowywania tego rodzaju nośnika dokumentów wynosi więc 16 stopni Celsjusza, natomiast wilgotność 40% RH. Warto jednak zaznaczyć, że wahania dobowe wartości temperatury i wilgotności w pomieszczeniach, w których przechowuje się dokumentację papierową, nie powinny wynosić więcej niż 1 stopień Celsjusza oraz 3% RH.

Dokumentacja zapisana na nośniku papierowym o dużej zawartości domieszek chemicznych, np. paragony fiskalne, powinna być przechowywana w niskiej temperaturze i wilgotności, najlepiej w chłodni. Emulsja, którą pokryty jest tego rodzaju papier, wchodzi bowiem w reakcje po nagrzaniu lub kontakcie z klejem rozpuszczalnikowym, polietylenem i podobnymi związkami. Idealnym miejscem do podręcznego przechowywania niewielkich ilości tego rodzaju dokumentów są lodówki.

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców nakazuje dokumentację papierową przechowywać w temperaturze od 14 do 20 stopni Celsjusza, przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni, oraz w wilgotności względnej powietrza na poziomie od 45 do 60% RH, przy dobowym wahnięciu +/- 5% RH.

Dokumentacja utrwalona na nośnikach mechanicznych

Dokumentacja utrwalona na nośniku mechanicznym, ze względu na formę zewnętrzną, wymaga różnych warunków przechowywania. Do mechanicznych nośników dokumentacji zaliczają się: fotografia czarno-biała, negatywy i pozytywy, fotografia kolorowa, negatywy na szkle, cylindry, dyski mechaniczne i pendrive’y, taśmy magnetofonowe, taśmy video VHS, taśmy filmowe Beta SP i inne profesjonalne oraz płyty CD.

Warunki klimatyczne przechowywania dokumentacji fotograficznej są identyczne dla zdjęć czarno-białych i kolorowych. Zarówno jedne, jak i drugie przechowuje się we względnej wilgotności powietrza wynoszącej od 20 do 50% RH, przy maksymalnym dobowym wahnięciu na poziomie 5% RH. Temperatura, w której należy przechowywać zdjęcia w warunkach idealnych, wynosi 2 stopnie Celsjusza, przy maksymalnym dobowym wahaniu na poziomie 2 stopni. Maksymalna bezpieczna temperatura, w której można przechowywać fotografie, wynosi 18 stopni Celsjusza.

Negatywy na szkle — rzadki, acz niezwykle interesujący rodzaj dokumentu — przechowuje się w temperaturze 18 stopni Celsjusza, przy maksymalnym wahaniu dobowym 2 stopni, oraz w wilgotności względnej powietrza od 30 do 50% RH, przy maksymalnym dobowym wahaniu na poziomie 5% RH.

Dyski twarde oraz ich elementy zwane cylindrami są nośnikiem ciepłolubnym i przechowuje się je w podobnych warunkach jak pendrive’y. Producenci tego rodzaju nośników do przechowywania danych wskazują 60 stopni Celsjusza jako temperaturę idealną pracy dysku. Rozpiętość temperatury przechowywania dysków oraz cylindrów waha się od 10 do 70 stopni Celsjusza lub, jak podają niektórzy, nawet od -20 do +80 stopni Celsjusza. Idealną temperaturą, w której przechowuje się tego rodzaju nośnik w archiwach, jest 10 stopni Celsjusza z dobowym wahaniem temperatury na poziomie 2 stopni.

Dyski należy przechowywać w magazynach o wilgotności względnej powietrza od 5 do 95% RH, przy maksymalnym dobowym wahnięciu 5%, przy czym idealna wilgotność dla dysków to 40% RH. Warto również wspomnieć, że tego rodzaju nośniki nie lubią gwałtownej zmiany położenia, zwłaszcza po rozruchu. Trzęsienie komputerem lub jego pochylanie w momencie odczytu danych może spowodować uszkodzenie dysku.

Taśmy VHS, zwane potocznie video, a także taśmy Beta są materiałem bardzo wrażliwym na gwałtowne zmiany temperatury i wilgotności. Przyjmuje się, że właściwa do przechowywania tego rodzaju nośników jest temperatura na poziomie 15–18 stopni Celsjusza, przy wilgotności względnej 30–40% RH. Przechowywanie kaset magnetycznych w skrajnych warunkach, przy wahaniach dobowych temperatury powyżej 2 stopni Celsjusza i wilgotności powyżej 5% RH, powoduje uszkodzenia warstwy zapisu prowadzące do problemów z odczytem danych.

Ostatnim typem nośnika przechowywania danych są poliwęglanowe krążki o optycznej formie zapisu danych, zwane potocznie CD, od angielskiego compact disc. Idealny do ich przechowywania jest magazyn z wilgotnością względną powietrza na poziomie 30–40% RH i temperaturą od 12 do 20 stopni Celsjusza, gdzie maksymalne dobowe wahania temperatury wynoszą 2 stopnie, a wilgotności 5% RH.

Opakowanie i wyposażenie magazynu

Przechowując dokumentację, niezależnie od nośnika, na którym została zapisana, zawsze należy pamiętać o odpowiednim opakowaniu oraz wyposażeniu magazynu. Dokumentację papierową o krótszym okresie przechowywania — do 10 lat — można przechowywać w teczkach i pudłach, nie zwracając większej uwagi na parametry materiału, z którego wykonano opakowanie. W przypadku dokumentacji o dłuższym okresie przechowywania, takiej jak akta osobowe czy materiały archiwalne, warto zadbać o odpowiednie opakowanie.

Poza usunięciem z takiej dokumentacji rdzewiejących z czasem elementów metalowych oraz wszelkich folii warto zainwestować w teczkę lub pudło z tektury bezkwasowej o niskiej zawartości ligniny w papierze. W przypadku dokumentacji zapisanej na nośniku mechanicznym niezbędne jest opakowanie specjalistyczne.