Porządkowanie akt osobowych

Akta osobowe pracownika to typowa dokumentacja niearchiwalna, jednak sposób jej porządkowania typowy już nie jest. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy w art. 94 pkt 9a nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy jest dość zróżnicowana i tworzą ją m.in.: akta osobowe, listy płac, kartoteki wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy, dokumentacja źródłowa płac oraz rozliczanie wszelkich dodatków. Najważniejsza, poza listami płac i kartotekami wynagrodzeń, dokumentacja zawarta jest w aktach osobowych pracownika.

Sposób prowadzenia teczki akt osobowych szczegółowo uregulowano w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W rozdziale 2 rozporządzenia ustawodawca nakazuje pracodawcy podział akt na część A, B i C.

Część A akt osobowych

W części A teczki gromadzi się i przechowuje dokumentację powstającą w związku z ubieganiem się pracownika o pracę. Będzie ona więc zawierać wszelkie opinie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, kserokopie dokumentów poświadczających wykształcenie i doświadczenie zawodowe oraz orzeczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.

Jedynym bodaj dokumentem, który w tej części pracownik wypełnia w związku z aktualnym zatrudnieniem, jest kwestionariusz osobowy, którego wzorzec zawarto w rozporządzeniu.

Część B akt osobowych

Część B teczki akt osobowych stanowią dokumenty powstałe w trakcie trwania stosunku pracy, włącznie z samą umową o pracę. Dokumentów, które mogą znaleźć się w tej części, jest wiele, a ich ilość wynika wyłącznie z aktywności zawodowej pracownika.

Część C akt osobowych

Część C akt osobowych zawiera wszelką dokumentację związaną z ustaniem zatrudnienia od momentu oświadczenia pracodawcy lub pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę. Znajdują się tu więc m.in. świadectwo pracy, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, badania lekarskie po zwolnieniu, zajęcia komornicze, a także często korespondencja związana np. z wydaniem dokumentów do emerytury.

Przekazanie akt osobowych do archiwum

Podzielone na wskazane wyżej części, spaginowane teczki akt osobowych powinny trafiać do archiwum zakładowego lub składnicy akt wraz z końcem roku kalendarzowego, w którym zwolniono pracownika. Dokumentacja powinna znaleźć się na standardowym środku ewidencyjnym w postaci spisu zdawczo-odbiorczego akt.

Wygodniejszym rozwiązaniem jest jednak aktualizacja istniejącego spisu akt osobowych poprzez dopisanie kolejnych pozycji. Rozwiązanie takie jest dopuszczalne i potrzebne zwłaszcza tam, gdzie jednostka organizacyjna nie jest duża, a archiwistą zakładowym jest osoba niewykonująca tej pracy w pełnym wymiarze czasu.

Aby tego rodzaju rozwiązanie mogło funkcjonować prawidłowo, należy spis akt osobowych w formie standardowego spisu zdawczo-odbiorczego lub spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych porządkować latami zakończenia teczek, a w ramach roku alfabetycznie.

Oczywiście mogą się zdarzyć sytuacje, kiedy pracownik prześle po ustaniu stosunku pracy korespondencję, która zmienia datę zakończenia prowadzenia teczki. Wówczas datę tę należy wziąć w nawias kwadratowy i potraktować jako posteriora akt, które nie mają znaczenia dla okresu zatrudnienia i przechowywania teczki.

Układ spisu akt osobowych

Spis akt osobowych prowadzony w proponowany sposób przedstawiałby się następująco:

• Kolumna 1 – liczba porządkowa.
• Kolumna 2 – znak teczki, który w przypadku akt osobowych będzie wszędzie taki sam, chyba że wykaz akt ulegnie zmianie. Wówczas sugeruje się zmianę poprzednich symboli klasyfikacyjnych na aktualne.
• Kolumna 3 – tytuł teczki lub tomu; zawiera początek tytułu taki sam dla wszystkich teczek: „akta osobowe”, z dopiskiem w nawiasie, kogo dotyczą. Sugerowana kolejność: nazwisko, imię, pisane w mianowniku.
• Kolumna 4 – daty skrajne od–do, czyli data wytworzenia pierwszego i ostatniego dokumentu w teczce dotyczącego zatrudnienia, z dodatkiem w nawiasie kwadratowym ewentualnych dopływów.
• Kolumna 5 – kategoria archiwalna. W tej kolumnie należy wpisać B50, chyba że akta osobowe zakwalifikowano do kategorii A. Wówczas dla takich akt należy założyć nowy spis zdawczo-odbiorczy.
• Kolumna 6 – liczba teczek, czyli faktyczna liczba fizycznie występujących teczek danej osoby.
• Kolumna 7 – miejsce przechowywania. Zwykle wpisuje się numer regału łamany przez numer półki na regale. Jeśli jednak magazynów archiwalnych jest więcej, sugeruje się rozpoczęcie numerowania od numeru pomieszczenia.
• Kolumna 8 – data zniszczenia dokumentacji.

Powyższy sposób porządkowania uwzględnia zastosowanie standardowego spisu zdawczo-odbiorczego o wzorze nr Pu-A-30. Do ewidencjonowania akt osobowych wprowadza się jednak również spisy zawierające dodatkowe informacje o pracowniku.

Rozbudowany formularz spisu akt osobowych

W spisie opracowanym pod ewidencjonowanie akt osobowych kolumna nr 3 dzieli się na podkolumny, w których umieszcza się dodatkowe informacje o pracowniku. Kolumna 3 w takim układzie formularza wygląda następująco:

• 3a – nazwisko.
• 3b – imię.
• 3c – imię ojca.
• 3d – data i miejsce urodzenia.
• 3e – ostatnie lub najwyższe zajmowane stanowisko służbowe.
• 3f – data rozpoczęcia stosunku pracy.
• 3g – data zakończenia stosunku pracy.
• 3h – uwagi, np. o przynależności do związku, rzadkim wykształceniu lub wykonywaniu ginącego zawodu.

Tak rozbudowany formularz pozwala, zwłaszcza w zakładach zatrudniających tysiące osób, ponad wszelką wątpliwość zidentyfikować danego pracownika. Jednocześnie w proponowanym modelu porządkowania nic nie zmienia.