Rola i zadania archiwum zakładowego i składnicy akt

Podstawowe zadania archiwów i składnic akt

Zgodnie z art. 23 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym z dnia 14 lipca 1983 roku archiwa państwowe zajmują się gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem, opracowaniem, zabezpieczeniem i udostępnianiem materiałów archiwalnych oraz prowadzeniem działalności informacyjnej. Archiwa zakładowe i składnice akt działają w sposób zbliżony, choć zakres ich obowiązków wynika z charakteru przechowywanej dokumentacji.

Archiwa zakładowe, jako jednostki podlegające nadzorowi Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, wykonują wskazane działania w stosunku do materiałów archiwalnych. Zajmują się także przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwych terytorialnie archiwów państwowych. Składnice akt, funkcjonujące w instytucjach niepodlegających nadzorowi Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, wykonują analogiczne czynności w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej. Wiele działań archiwum zakładowego i składnicy akt pokrywa się, a do momentu przekazania akt do archiwum państwowego ich praktyczne funkcjonowanie bywa podobne.

Rola archiwum zakładowego i składnicy akt w jednostce organizacyjnej

Celem archiwum zakładowego i składnicy akt jest gromadzenie akt wytworzonych w instytucji, bez względu na ich przynależność do określonych kategorii archiwalnych. Rola, jaką mają do spełnienia, sprowadza się do dwóch zasadniczych funkcji. Po pierwsze odciążają poszczególne komórki organizacyjne od akt, które nie są już potrzebne do bieżącej pracy. Po drugie porządkują dokumentację, a w przypadku archiwum zakładowego przygotowują materiały archiwalne do przekazania właściwemu archiwum państwowemu.

Działanie zarówno archiwum zakładowego, jak i składnicy akt nie jest możliwe bez odpowiedniej współpracy z kierownictwem jednostki organizacyjnej. Dyrektor wprowadza w życie przepisy kancelaryjno-archiwalne obowiązujące w danej jednostce. Wydaje również dyspozycje dotyczące przeznaczenia środków materialnych na funkcjonowanie archiwum, takich jak pomieszczenie przeznaczone na archiwum lub składnicę akt oraz jego wyposażenie.

Dyrekcja odpowiada także za zatrudnienie kompetentnego pracownika na stanowisku archiwisty zakładowego. Za jej zgodą archiwista może przeprowadzać szkolenia personelu biurowego jednostki lub poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie obiegu dokumentacji w firmie.

Współpraca z komórkami organizacyjnymi

Personel archiwum zakładowego lub składnicy akt, działając na podstawie wewnętrznych przepisów kancelaryjno-archiwalnych, współpracuje z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia środków ewidencyjnych. To właśnie na ich podstawie materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna trafiają do archiwum.

Archiwum lub składnica akt są odpowiedzialne za przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie akt. W praktyce oznacza to, że po przekazaniu dokumentacji na podstawie środków ewidencyjnych należy ją przejrzeć, odpowiednio opisać, w razie potrzeby uporządkować, a następnie ułożyć na półkach.

Udostępnianie, brakowanie i zabezpieczanie dokumentacji

Archiwum lub składnica akt powinny zapewniać pracownikom dostęp do dokumentacji. W tym celu można zorganizować czytelnię lub wyznaczone miejsce korzystania z akt. Powinny znajdować się tam katalogi oraz rewersy, które umożliwiają personelowi poszczególnych komórek sprawne korzystanie z zasobu.

Jednym z ważniejszych zadań wykonywanych w archiwum lub składnicy akt jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął. Pozwala to na oszczędność miejsca oraz utrzymanie porządku w zasobie. Do kompetencji personelu archiwum lub składnicy akt należy również dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym oraz prowadzenie niezbędnych prac zabezpieczających i konserwatorskich.

Przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego zajmuje się wyłącznie archiwum zakładowe, co wynika z charakteru jego zasobu. Archiwum zakładowe ma także obowiązek utrzymywać stały kontakt z właściwym archiwum państwowym odpowiedzialnym za nadzór nad przechowywanymi materiałami.

Znaczenie archiwum dla funkcjonowania zakładu

Rola archiwum zakładowego i składnicy akt jest istotna ze względu na przechowywanie całości dorobku pracy zakładu. Znajdują się tam dokumenty księgowo-finansowe, dokumentacja osobowo-płacowa, dokumentacja techniczna oraz inne akta powstające w toku działalności jednostki. Dzięki odpowiednim działaniom archiwistów można szybko i sprawnie dotrzeć do określonych dokumentów.

Ze względu na nadzór nad produkcją dokumentacji archiwum lub składnica akt mogą pełnić również ważną rolę doradczą. Archiwista wskazuje, w których komórkach organizacyjnych wytwarzanie dokumentów, a co za tym idzie również praca personelu, przebiega w sposób właściwy i harmonijny, a gdzie pojawiają się trudności. W tym znaczeniu archiwum może wspierać dyrektora także w sprawach organizacyjnych i kadrowych.