Ogólne zasady korzystania z archiwum historycznego

Wprowadzenie

Powszechny dostęp do zasobów archiwalnych obywatel polski uzyskał dopiero po II wojnie światowej. Wcześniej, w okresie dwudziestolecia międzywojennego, taki przywilej posiadały jedynie osoby znane ze swej działalności naukowej, posiadające dodatkowo polecenie instytucji naukowej bądź innego naukowca.

Podstawowe ogólne zasady korzystania z archiwów reguluje Zarządzenie nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2000 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

Zgłoszenie użytkownika

Po wejściu do pomieszczeń archiwum przeznaczonych dla petentów należy pozostawić okrycia wierzchnie i torby w szatni. Często wyjątkiem jest możliwość wniesienia do pracowni torby na laptopa. Będąc pierwszy raz w danym archiwum, należy dokonać zgłoszenia użytkownika zasobu poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza. Formularz zwykle dostępny jest na stronie internetowej danego archiwum lub w pracowni naukowej.

Do wypełnienia formularza przydatne będą: seria i numer dowodu osobistego, numery i nazwy zespołów objętych zgłoszeniem, cel i przeznaczenie badań oraz zakres chronologiczny prowadzonej kwerendy. Zgłoszenie zwykle obejmuje dane identyfikacyjne użytkownika, adres do korespondencji, obywatelstwo, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, ewentualnie zawód, tytuł naukowy lub zawodowy, dane mocodawcy albo instytucji rekomendującej, datę wypełnienia zgłoszenia, temat pracy lub zakres badań, zakres chronologiczny oraz nazwy zespołów lub zbiorów archiwalnych objętych zgłoszeniem.

Po dwunastomiesięcznej przerwie w korzystaniu z archiwum zgłoszenie użytkownika należy ponowić. Jeżeli poszerzono zakres kwerendy, do zgłoszenia należy dopisać zespoły, o które została ona rozszerzona. Po złożeniu i przyjęciu zgłoszenia użytkownik otrzymuje kartę identyfikacyjną, która stanowi zalecany środek kontroli ruchu osób niezatrudnionych w archiwum. Nie jest to jednak rozwiązanie powszechne, zwłaszcza w archiwach o mniejszym natężeniu ruchu.

Zamawianie akt i korzystanie z pomocy archiwalnych

Zamówienia na konkretne akta składa się na rewersach, wpisując sygnaturę akt, ich nazwę, imię i nazwisko oraz datę korzystania z akt. W niektórych archiwach, na przykład w Bydgoszczy, składanie rewersów funkcjonuje wyłącznie w formie elektronicznej. Znając sygnaturę, akta można również zamówić pocztą elektroniczną, należy jednak uczynić to z odpowiednim wyprzedzeniem.

Należy pamiętać, że archiwa wskazują godziny realizacji zamówień. Z magazynów do pracowni naukowej akta trafiają zwykle dwa lub trzy razy dziennie, najczęściej w ciągu około godziny od zamówienia. Informacje o sygnaturze i nazwie akt znajdują się w inwentarzach zespołów oraz w pomocach naukowych dostępnych w pracowni.

W przypadku, gdy akta zostały zmikrofilmowane, należy korzystać z mikrofilmów. Wynika to z potrzeby ochrony oryginalnych dokumentów i zachowania ich w jak najlepszym stanie.

Zasady pracy z dokumentami

Akt nie wolno wynosić poza pracownię. Nie wolno również zmieniać ich układu. Większość archiwów zezwala na wykonywanie zdjęć archiwaliów, trzeba jednak pamiętać, aby fotografować bez używania lampy błyskowej. W nieograniczony sposób można natomiast sporządzać notatki z akt.

Robiąc notatki, należy zwrócić uwagę, aby pod notatnikiem nie znajdowały się wypożyczone dokumenty. Dociskanie długopisu lub pióra może uszkodzić akta, pozostawiając na nich ślady atramentu albo wgłębienia. Istnieje również możliwość zlecenia wykonania fotokopii akt przez archiwum. Usługi takie są dodatkowo płatne według obowiązującego cennika.

Po zakończeniu pracy akta oddaje się dyżurującemu pracownikowi informacji naukowej. Można poprosić o pozostawienie ich na miejscu w pracowni, jeżeli zamierzamy skorzystać z nich w ciągu dwóch najbliższych tygodni, albo zaznaczyć, że akta mogą już wrócić do magazynu.

Obowiązki archiwum i użytkownika

Pracownicy archiwum zobowiązani są do informowania petenta na temat zasobu archiwalnego oraz zasad jego udostępniania. W przypadku korzystania z pomocy tłumacza należy ten fakt zgłosić, ponieważ jest on rejestrowany na zgłoszeniu użytkownika. Pracownicy mogą w uzasadnionych przypadkach poprosić o okazanie zawartości toreb, włącznie z notatkami.

Archiwum, w razie rażącego naruszenia przepisów przez korzystającego, może wydać decyzję o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.

Wybrane zasady udostępniania materiałów archiwalnych

1. Bezpłatne udostępnianie materiałów archiwalnych obejmuje przypadki korzystania przez zainteresowanych ze wskazanych przez nich dokumentów w pracowniach naukowych archiwów. Inne formy udostępniania, związane z wyszukiwaniem archiwaliów, opracowaniem informacji przez pracowników archiwów albo sporządzaniem reprodukcji, stanowią usługę i podlegają opłacie.
2. Dostęp do pomocy ewidencyjno-informacyjnych może być ograniczany wyjątkowo i tylko ze względu na przeszkody prawne, w szczególności w zakresie ochrony informacji niejawnych, danych osobowych lub dóbr osobistych.
3. Obowiązkowe jest przekazanie do archiwum nieodpłatnie jednego egzemplarza pracy, która w przeważającej ilości lub w całości została oparta na informacjach wynikających z zasobu.

Ograniczenia w udostępnianiu

Każde z archiwów określa liczbę jednorazowo udostępnianych dokumentów oraz dzienny limit dokumentów udostępnianych jednemu korzystającemu. Archiwum może odmówić udostępnienia dokumentów, gdy odbywa się ich skontrum albo gdy są poddawane zabiegom konserwatorskim. Dlatego każdorazowo warto upewnić się telefonicznie, że akta są udostępniane.

Należy również pamiętać, że ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych część dokumentacji może podlegać ograniczeniom w udostępnianiu.