Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu w archiwum zakładowym

Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu w archiwum zakładowym

Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu to elementy porządkowania dokumentacji. W archiwum porządkowanie odbywa się na podstawie normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Archiwum zakładowe przejmuje materiały archiwalne z poszczególnych komórek własnej jednostki organizacyjnej, przechowuje i zabezpiecza materiały oraz prowadzi ich ewidencję. Ułożenie akt wewnątrz przejętych kompletnych roczników wynika z instrukcji kancelaryjnej lub w przypadku jej braku z układu logiczno-wyrozumowanego przyjętego przez archiwistę. Teczki opisuje się na wierzchniej stronie w następujący sposób:

1. Na środku u góry nazwa jednostki i komórki organizacyjnej, w której akta powstały
2. W lewym górnym rogu znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt
3. W prawym górnym rogu kategoria akt, a przy aktach kategorii B również symbol cyfrowy oznaczający okres przechowywania
4. Na środku teczki tytuł akt według wykazu akt
5. Pod tytułem daty krańcowe.

Teczki układa się w porządku ustalonym w wykazie akt. W przypadku akt kategorii A oznacza się na okładce ilość stron w teczce. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (3 egzemplarze) podpisanego przez kierownika jednostki zdającej oraz kierownika archiwum zakładowego. Dwa egzemplarze spisu pozostają w archiwum. Archiwum rejestruje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje im numery. Przyjęte teczki opisuje się sygnaturą będącym numerem spisu łamanym przez numer pozycji danego spisu. W przypadku, gdy materiały zostały przyjęte w rozsypce bez załączenia pomocy archiwalnych należy porządkowanie takiego zespołu prowadzić w porozumieniu z właściwym Archiwum Państwowym.