Audyty archiwalne i dokumentacji
Sprawdź swoje archiwum
Oceniamy archiwum zakładowe, składnicę akt i cały obieg dokumentów – od wytworzenia lub wpływu pisma aż do przekazania akt, brakowania albo dalszego przechowywania.
Audyty archiwum przydają się pod kątem ISO, wizyty archiwum państwowego lub w ramach kontroli zarządczej. Badamy nie tylko samo archiwum zakładowe lub składnicę akt, ale również praktykę kancelaryjną w komórkach organizacyjnych. Porównujemy rzeczywisty sposób pracy z instrukcją kancelaryjną, instrukcją archiwalną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz pozostałymi procedurami obowiązującymi w jednostce.
Co obejmuje audyt archiwum?
Organizacja archiwum
Ocena sposobu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt, podziału odpowiedzialności i organizacji pracy.
Ewidencja dokumentacji
Weryfikacja spisów zdawczo-odbiorczych, wykazu spisów, opisów teczek, sygnatur i pozostałych środków ewidencyjnych.
Instrukcje i JRWA
Sprawdzenie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Kwalifikacja akt
Ocena prawidłowości klasyfikowania dokumentacji i stosowania kategorii archiwalnych A, B, BE oraz Bc.
Przejmowanie dokumentacji
Analiza sposobu przekazywania akt z komórek organizacyjnych do archiwum i kompletności dokumentacji.
Brakowanie
Weryfikacja procesu wydzielania i niszczenia dokumentacji niearchiwalnej po upływie okresów przechowywania.
Warunki przechowywania
Ocena pomieszczeń, regałów, zabezpieczeń, temperatury, wilgotności i oświetlenia.
Ochrona informacji
Identyfikacja ryzyk dotyczących dostępu do dokumentacji, danych osobowych i systemów przetwarzania informacji.
Audyt przed kontrolą
Audyt pomaga wcześniej wykryć nieprawidłowości, które mogą zostać wskazane w trakcie kontroli zewnętrznej. Sprawdzamy, czy jednostka posiada aktualne normatywy kancelaryjno-archiwalne i czy codzienna praktyka jest z nimi zgodna.
- nieaktualny lub niewłaściwie stosowany JRWA,
- niejednolite albo niepełne opisy teczek,
- braki w spisach zdawczo-odbiorczych,
- zaległości w przekazywaniu dokumentacji,
- przeterminowana dokumentacja niearchiwalna,
- niewłaściwe warunki lokalowe i zabezpieczenia.
Przebieg usługi
- Ustalenie zakresuOkreślamy cel, jednostki organizacyjne, lokalizacje i rodzaje dokumentacji.
- Analiza procedurBadamy instrukcje, JRWA, ewidencję, regulaminy i zakresy odpowiedzialności.
- Wizja lokalnaSprawdzamy archiwum, dokumentację, regały, warunki przechowywania i sposób pracy.
- Ocena ryzykaWskazujemy błędy, zaległości, niezgodności oraz ich możliwe konsekwencje.
- Raport i zaleceniaPrzekazujemy opis stanu faktycznego i uporządkowany plan działań naprawczych.
Raport, który pokazuje stan faktyczny
Raport z audytu nie jest dokumentem tworzonym pod z góry założony wynik. Opisuje faktyczny stan organizacji dokumentacji i wskazuje zarówno rozwiązania prawidłowe, jak i elementy wymagające poprawy.
- opis stanu obecnego,
- lista ryzyk i niezgodności,
- praktyczne zalecenia,
- możliwość dalszego wsparcia przy wdrażaniu zmian.
Rodzaje audytów i ekspertyz
Analiza sposobu rejestracji, dekretacji, prowadzenia spraw, klasyfikacji i przekazywania dokumentacji.
Ocena archiwum zakładowego albo składnicy akt: ewidencji, opisów, układu dokumentacji, brakowania i warunków przechowywania.
Połączenie audytu obiegu dokumentów i audytu archiwum, obejmujące cały cykl życia dokumentacji.
Analiza wybranego zagadnienia, np. dokumentacji pracowniczej, brakowania, JRWA lub dokumentacji elektronicznej.
Cennik audytów archiwalnych
| Usługa | Cena brutto | Zakres |
|---|---|---|
| Audyt obiegu dokumentów | 8 500,00 zł | kancelaria i komórki organizacyjne |
| Audyt archiwum | 8 500,00 zł | archiwum zakładowe lub składnica akt |
| Audyt kompletny | 12 300,00 zł | obieg dokumentów i archiwum |
| Ekspertyza tematyczna | indywidualnie | według zakresu |
W większych jednostkach, przy wielu lokalizacjach lub szczególnie rozbudowanym zasobie przygotowujemy indywidualny zakres i wycenę.
Kiedy warto przeprowadzić audyt?
- przed kontrolą Archiwum Państwowego lub audytem jakości,
- po reorganizacji, połączeniu jednostek lub przejęciu dokumentacji,
- przed wdrożeniem instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej albo nowego JRWA,
- gdy dokumentacja nie jest regularnie przekazywana, brakuje ewidencji albo występują zaległości w brakowaniu.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się audyt archiwum od audytu obiegu dokumentów?
Audyt archiwum dotyczy archiwum zakładowego lub składnicy akt, ewidencji, opisów teczek, warunków przechowywania i przejmowania dokumentacji. Audyt obiegu dokumentów obejmuje także sposób rejestrowania, dekretowania, prowadzenia spraw i przekazywania akt w całej jednostce.
W czym przydaje się audyt?
Audyt pomaga przygotować jednostkę do kontroli, ocenić zgodność praktyki z procedurami i wskazać obszary wymagające działań naprawczych.
Czy audyt może objąć tylko wybraną komórkę organizacyjną?
Tak. Zakres może dotyczyć całej jednostki, samego archiwum, wybranej komórki organizacyjnej albo określonego rodzaju dokumentacji.
Czy po audycie otrzymamy pisemny raport?
Tak. Raport opisuje stan faktyczny, wykryte nieprawidłowości i ryzyka oraz zawiera zalecenia dotyczące dalszych działań.
Ustalimy zakres audytu odpowiedni dla Twojej jednostki, zasobu i celu kontroli.
zapytaj o audyt