Archivia Lista przechowywanych zakładów

Audyty archiwalne Archivia

Sprawdź swoje archiwum

Oceniamy archiwum zakładowe, składnicę akt i cały obieg dokumentów – od wytworzenia lub wpływu pisma aż do przekazania akt, brakowania albo dalszego przechowywania. Audyty archiwum przydają się pod kątem ISO, wizyty archiwum państwowego lub w ramach kontroli zarządczej.

Zamów audyt Zobacz cennik
Cennik Sprawdź ceny tej usługiPrzejdź bezpośrednio do cen na tej stronie.

Najpierw diagnoza

Audyt archiwum zakładowego i obiegu dokumentów

Audyt pozwala sprawdzić, czy dokumentacja jest tworzona, rejestrowana, klasyfikowana, opisywana, przechowywana, udostępniana i brakowana zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Badamy nie tylko samo archiwum zakładowe lub składnicę akt, ale również praktykę kancelaryjną w komórkach organizacyjnych. Porównujemy rzeczywisty sposób pracy z instrukcją kancelaryjną, instrukcją archiwalną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz pozostałymi procedurami obowiązującymi w jednostce.

Końcowy raport odpowiada stanowi faktycznemu. Zawiera opis wykrytych nieprawidłowości, ocenę ryzyka i zalecenia, które mogą zostać wykorzystane przy porządkowaniu zasobu, aktualizacji procedur albo przygotowaniu do kontroli.

Pomiar zasobu archiwalnego podczas audytu archiwum
Audyt obejmuje również pomiar zasobu, ocenę rozmieszczenia dokumentacji i wykorzystania regałów.

Zakres kontroli wewnętrznej

Co obejmuje audyt archiwum?

Zakres dopasowujemy do rodzaju jednostki, wielkości zasobu, liczby lokalizacji oraz celu audytu.

Organizacja archiwum

Ocena sposobu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt, podziału odpowiedzialności i organizacji pracy.

Ewidencja dokumentacji

Weryfikacja spisów zdawczo-odbiorczych, wykazu spisów, opisów teczek, sygnatur i pozostałych środków ewidencyjnych.

Instrukcje i JRWA

Sprawdzenie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Kwalifikacja akt

Ocena prawidłowości klasyfikowania dokumentacji i stosowania kategorii archiwalnych A, B, BE oraz Bc.

Przejmowanie dokumentacji

Analiza sposobu przekazywania akt z komórek organizacyjnych do archiwum i kompletności dokumentacji przekazywanej.

Brakowanie

Weryfikacja procesu wydzielania i niszczenia dokumentacji niearchiwalnej po upływie obowiązujących okresów przechowywania.

Warunki przechowywania

Ocena pomieszczenia, regałów, rozmieszczenia akt, zabezpieczeń oraz warunków temperatury, wilgotności i oświetlenia.

Ochrona informacji

Identyfikacja ryzyk dotyczących dostępu do dokumentacji, danych osobowych i stosowanych systemów przetwarzania informacji.

Przed kontrolą

Audyt przed kontrolą ISO, archiwum państwowego lub w ramach kontroli zarządczej

Audyt pomaga wcześniej wykryć nieprawidłowości, które mogą zostać wskazane w trakcie kontroli zewnętrznej. Sprawdzamy, czy jednostka posiada aktualne normatywy kancelaryjno-archiwalne i czy codzienna praktyka jest z nimi zgodna.

  • nieaktualny lub niewłaściwie stosowany JRWA,
  • niejednolite albo niepełne opisy teczek,
  • braki w spisach zdawczo-odbiorczych,
  • zaległości w przekazywaniu dokumentacji,
  • przeterminowana dokumentacja niearchiwalna,
  • niewłaściwe warunki lokalowe i zabezpieczenia.
Przygotuj jednostkę do kontroli
Przegląd dokumentacji niearchiwalnej w trakcie audytu

Przebieg usługi

Od ustalenia zakresu do raportu końcowego

1Ustalenie zakresu

Określamy cel, jednostki organizacyjne, lokalizacje i rodzaje dokumentacji.

2Analiza procedur

Badamy instrukcje, JRWA, ewidencję, regulaminy i zakresy odpowiedzialności.

3Wizja lokalna

Sprawdzamy archiwum, dokumentację, regały, warunki przechowywania i sposób pracy.

4Ocena ryzyka

Wskazujemy błędy, zaległości, niezgodności oraz ich możliwe konsekwencje.

5Raport i zalecenia

Przekazujemy opis stanu faktycznego i uporządkowany plan działań naprawczych.

Specjalista Archivia sporządzający dokumentację audytu archiwalnego

Efekt audytu

Raport, który pokazuje stan faktyczny

Raport z audytu nie jest dokumentem tworzonym pod z góry założony wynik. Opisuje faktyczny stan organizacji dokumentacji i wskazuje zarówno rozwiązania prawidłowe, jak i elementy wymagające poprawy. Zawiera również praktyczne wskazówki, jak zapewnić zgodność działania archiwum z przepisami prawa i dobrą praktyką archiwistyczną.

Stan obecny

Opis praktyki kancelaryjnej, archiwum, dokumentacji i warunków przechowywania.

Ryzyka

Lista niezgodności, błędów, zaległości oraz obszarów wymagających pilnego działania.

Zalecenia

Praktyczne rekomendacje uporządkowane według znaczenia i kolejności wdrożenia.

Dalsze wsparcie

Możliwość zlecenia porządkowania dokumentacji, aktualizacji normatywów lub szkolenia pracowników.

Dobierz zakres

Rodzaje audytów i ekspertyz

Procesy

Audyt obiegu dokumentów

Analiza sposobu rejestracji, dekretacji, prowadzenia spraw, klasyfikacji i przekazywania dokumentacji w kancelarii oraz komórkach organizacyjnych.

Archiwum

Audyt archiwum

Ocena archiwum zakładowego albo składnicy akt: ewidencji, opisów, układu dokumentacji, brakowania, przejmowania akt i warunków przechowywania.

Pełna diagnoza

Audyt kompletny

Połączenie audytu obiegu dokumentów i audytu archiwum, pozwalające prześledzić cały cykl życia dokumentacji w jednostce.

Wybrany problem

Ekspertyza tematyczna

Analiza określonego zagadnienia, np. dokumentacji pracowniczej, brakowania, ewidencji, JRWA, warunków przechowywania lub dokumentacji elektronicznej.

Cennik

Audyty archiwalne i obiegu dokumentów

W większych jednostkach, przy wielu lokalizacjach lub szczególnie rozbudowanym zasobie przygotowujemy indywidualny zakres i wycenę.

Procesy

Audyt obiegu dokumentów

8 500,00 zł

cena brutto

kancelaria i komórki organizacyjne
Archiwum

Audyt archiwum

8 500,00 zł

cena brutto

archiwum zakładowe lub składnica akt
Kompleksowo

Audyt kompletny

12 300,00 zł

cena brutto

obieg dokumentów i archiwum
Ekspertyza

Ekspertyza tematyczna

Indywidualnie

według zakresu

wybrane zagadnienie lub rodzaj dokumentacji

Dla kogo?

Kiedy warto przeprowadzić audyt?

Przed kontrolą

Gdy jednostka przygotowuje się do kontroli Archiwum Państwowego lub realizacji zaleceń pokontrolnych.

Po reorganizacji

Po zmianie struktury organizacyjnej, połączeniu jednostek, likwidacji albo przejęciu dokumentacji.

Przy nowych procedurach

Przed wdrożeniem instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej lub nowego JRWA.

Przy zaległościach

Gdy dokumentacja nie jest regularnie przekazywana, brakuje ewidencji albo w archiwum zalegają akta po okresie przechowywania.

Najczęściej zadawane pytania

Czym różni się audyt archiwum od audytu obiegu dokumentów?

Audyt archiwum dotyczy archiwum zakładowego lub składnicy akt, ewidencji, opisów teczek, warunków przechowywania i przejmowania dokumentacji. Audyt obiegu dokumentów obejmuje także sposób rejestrowania, dekretowania, prowadzenia spraw i przekazywania akt w całej jednostce.

W czym przydaje się audyt?

Audyt przede wszystkim zapewnia, że wszelkie kontrole służące wydaniu certyfikatów jakości przebiegną pomyślnie.

Czy audyt może objąć tylko wybraną komórkę organizacyjną?

Tak. Zakres może dotyczyć całej jednostki, samego archiwum, wybranej komórki organizacyjnej albo określonego rodzaju dokumentacji. Jednak ze względu na niewielką różnicę cenową warto objąć analizą całe zagadnienie.

Czy po audycie otrzymamy pisemny raport?

Tak. Raport opisuje stan faktyczny, wykryte nieprawidłowości i ryzyka oraz zawiera zalecenia dotyczące dalszych działań.

Sprawdź stan dokumentacji i ogranicz ryzyko

Ustalimy zakres audytu odpowiedni dla Twojej jednostki, zasobu i celu kontroli wewnętrznej.

Zapytaj o audyt