FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Dla Państwa wygody przygotowaliśmy zestaw odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Jak zmierzyć metr bieżący dokumentów, jak obliczyć metr bieżący

Sposób mierzenia metra bieżącego dokumentacji

Metr bieżący dokumentów oznacza ilość akt ustawionych kolejno obok siebie na półce, mierzoną po długości półki. W praktyce należy ułożyć dokumentację tak, jak jest przechowywana w segregatorach, teczkach lub pudłach, a następnie zmierzyć łączną długość zajmowanego miejsca.

Jakie są kategorie dokumentów

Przykłady kwalifikacji

Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji:

Symbolem kat. A oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.
Symbolem kat. B oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej.
Symbolem B z dodaniem cyfr arabskich, np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50, oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.
Symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich, np. BE5, BE10, BE50, oznacza się dokumentację, która po upływie okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej.
Symbolem Bc oznacza się akta manipulacyjne lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne.

Co oznaczają podstawowe kategorie archiwalne

Kategoria A – dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne.
Kategoria BE50 – dokumentacja niearchiwalna podlegająca ekspertyzie archiwum państwowego po upływie 50 lat.
Kategoria B50 – dokumentacja niearchiwalna podlegająca brakowaniu i niszczeniu po upływie 50 lat.
Kategoria B25 – dokumentacja niearchiwalna podlegająca brakowaniu i niszczeniu po upływie 25 lat.
Kategoria B20 – dokumentacja niearchiwalna podlegająca brakowaniu i niszczeniu po upływie 20 lat.
Kategoria B10 – dokumentacja niearchiwalna podlegająca brakowaniu i niszczeniu po upływie 10 lat.
Kategoria B5 – dokumentacja niearchiwalna podlegająca brakowaniu i niszczeniu po upływie 5 lat.
Kategoria B3 – dokumentacja niearchiwalna podlegająca brakowaniu i niszczeniu po upływie 3 lat.
Kategoria B2 – dokumentacja niearchiwalna podlegająca brakowaniu i niszczeniu po upływie 2 lat.
Kategoria Bc – dokumentacja wtórna, o ile zachowały się oryginały, albo dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym.

Przykłady dokumentacji wedle kategorii

Dokumenty kategorii A – dokumentacja o znaczeniu historycznym ze względu na daty wytworzenia, znaczenie lub zakres informacji.
Dokumenty kategorii BE50 – akta osobowe pracowników wytwarzane w jednostkach państwowych i samorządowych w określonych przepisami okresach.
Dokumenty kategorii B50 – akta osobowe pracowników w jednostkach prywatnych oraz zbiorcza dokumentacja płacowa, np. listy płac i kartoteki wynagrodzeń.
Dokumenty kategorii B25 – sprawozdania finansowe, dokumentacja zbiorcza, organizacyjna, założycielska, dokumentacja posiedzeń gremiów kolegialnych i własne akty prawne.
Dokumenty kategorii B20 – indywidualna dokumentacja medyczna.
Dokumenty kategorii B10 – dokumentacja stosunków ubezpieczeniowych, BHP, świadczeń rodzinnych, pomocy społecznej oraz dofinansowań stanowiących pomoc publiczną.
Dokumenty kategorii B5 – większość dokumentacji księgowej, dokumentacja rozliczania podatków, opłat publicznoprawnych i składek ZUS.
Dokumenty kategorii B3 – dokumentacja dofinansowań z funduszy Unii Europejskiej niestanowiących pomocy publicznej oraz listy obecności pracowników.
Dokumenty kategorii B2 – grzbiety książeczek czekowych i niewykorzystane skierowania lekarskie.
Dokumenty kategorii Bc – dokumentacja wtórna, notatki robocze oraz niezamówione oferty niewykorzystane w toku udzielania zamówienia.

Jakie są rodzaje dokumentacji

Dokumentacja audiowizualna – fotografie, filmy, obrazy, nagrania telewizyjne i radiowe.
Dokumentacja budowy – pozwolenie na budowę z projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych.
Dokumentacja dźwiękowa – mechaniczny zapis dźwięku na płycie, taśmie magnetofonowej, wideofonowej, dyskietce lub innym nośniku.
Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna – mapy, materiały fotogrametryczne, teledetekcyjne, rejestry, wykazy, katalogi danych geodezyjnych i inne opracowania.
Dokumentacja powykonawcza – dokumentacja budowy z naniesionymi zmianami oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi.
Dokumentacja techniczna – dokumenty w formie rysunków, kalk, opisów i obliczeń niezbędnych do realizacji obiektu, urządzenia, wyrobu lub procesu technologicznego.

Dokumentacja jawna i niejawna

Dokumentacja jawna – dokumentacja niezawierająca informacji niejawnych objętych klauzulami tajności.
Dokumentacja niejawna – dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową.
Dokumentacja ściśle tajna – dokumentacja objęta klauzulą „ściśle tajne”.
Dokumentacja tajna – dokumentacja objęta klauzulą „tajne”.
Dokumentacja poufna – dokumentacja objęta klauzulą „poufne”.
Dokumentacja zastrzeżona – dokumentacja oznaczona klauzulą „zastrzeżone”.

Pozostałe pojęcia

Co to są daty skrajne?
Daty skrajne teczki to daty wytworzenia najstarszego i najmłodszego dokumentu znajdującego się wewnątrz teczki.

Co to jest brakowanie dokumentacji?
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to proces polegający na ocenie jej przydatności dla celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.

Co to jest kwalifikacja archiwalna?
Kwalifikacja archiwalna to ocena wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych.

Co to jest jednostka archiwalna?
Jednostka archiwalna to odrębna fizycznie jednostka dokumentacji, np. księga, teczka, poszyt, mapa, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej i filmowej albo dyskietka.

Na czym polega klasyfikacja dokumentów?
Klasyfikacja to podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone przez twórcę zespołu w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Co to jest komórka merytoryczna?
Komórka merytoryczna to właściwa komórka organizacyjna aktotwórcy, do której zadań należy ostateczne opracowanie danej sprawy pod względem merytorycznym.

Co to jest komórka organizacyjna?
Komórka organizacyjna to departament, biuro, zespół, wydział, referat lub inna komórka wewnętrzna w instytucji.

Na czym polega porządkowanie materiałów archiwalnych?
Porządkowanie materiałów archiwalnych polega na prawidłowym ułożeniu dokumentów wewnątrz teczek aktowych, ich opisaniu oraz nadaniu właściwego układu.

Co to jest składnica akt i czym różni się od archiwum zakładowego?
Składnica akt to komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły dokumentację niearchiwalną. Archiwum zakładowe przechowuje materiały archiwalne własne, wytwarzane w jednostce organizacyjnej, której jest częścią.

Co to jest sygnatura archiwalna?
Sygnatura archiwalna to znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej identyfikację w archiwum zakładowym.

Co to jest symbol klasyfikacyjny?
Symbol klasyfikacyjny to oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw ujętej w rzeczowym wykazie akt.

Co to jest symbol kwalifikacyjny?
Symbol kwalifikacyjny to oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw, np. „A”, „B” albo „BE” z dodaniem cyfr arabskich.

Co to jest zespół archiwalny?
Zespół archiwalny to całość kancelaryjnej produkcji aktowej powstałej w trakcie wykonywania zadań statutowych przez jednostkę organizacyjną.

Co to jest znak akt?
Znak akt to zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i grupy rzeczowego wykazu akt.

Co to jest znak sprawy?
Znak sprawy to zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i grupy spraw. Niedopuszczalna jest zmiana znaku sprawy, także mimo rozciągnięcia sprawy w czasie.

Co to jest archiwum zakładowe?
Archiwum zakładowe to wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej, mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Co to jest dokumentacja kategorii BE?
Symbolem „BE” z dodaniem liczb arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej.

Co to jest dokumentacja kategorii BC?
Symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały, lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok.