Obsługa urzędów
Dostęp do dokumentów
Spółka Archivia udostępnia dokumenty urzędom na zasadach określonych na niniejszej stronie. Niniejsze zasady nie obowiązują partnerów handlowych oraz Klientów.
Aktualny zasób aktowy dokumentów przechowywanych w Składnicy Akt spółki można znaleźć w bazach danych Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
W ramach zasobu aktowego przechowywanego w naszej składnicy znajdują się:
- dokumenty osobowe i płacowe - tj. akta osobowe pracowników, listy płac, karty wynagrodzeń, dokumentacja pomocnicza i źródłowa płac,
- dokumentacja księgowa,
- dokumentacja medyczna,
- dokumentacja organizacyjna,
- dokumentacja techniczna obiektów własnych przejętych jednostek organizacyjnych,
- dokumentacja techniczna obiektów wykonywanych przez przejęte jednostki organizacyjne (dokumentacja realizacji inwestycji),
- dokumentacja procesowa i odszkodowawcza,
- dokumentacja ubezpieczeniowa.
DOKUMENTY UDOSTĘPNIAMY TYLKO W PRZYPADKU WYKAZANIA INTERESU PRAWNEGO!
Nie udostępniamy poza magazyn oryginałów:
- list płac - ze względu na ochronę danych osobowych oraz stan zachowania,
- dokumentacji zastrzeżonej w umowie,
- dokumentacji niejawnej i prywatnej osób fizycznych,
- dokumentacji zawierającej dane wrażliwe,
- dokumentacji zawierającej tajemnice handlowe i tajemnice przedsiębiorstwa,
- dokumentacji audytów i kontroli,
- sprawozdań finansowych.
Akta osobowe udostępniamy na wniosek instytucji wymiaru sprawiedliwości pod warunkiem złożenia oświadczenia o terminie zwrotu.
Z oryginałów powyższych dokumentów można skorzystać na miejscu - w Składnicy Akt przy ulicy Ludowej 29 po uprzednim umówieniu terminu. Dokumentacja udostępniana jest za okazaniem pełnomocnictwa lub upoważnienia na stanowisku zaopatrzonym w komputer i skaner. Dokumentacja jest udostępniana w soboty, w godzinach od 12.00 do 14.00.
Wniosek
Procedura udostępniania
- Aby uzyskać dostęp do dokumentów należy zwrócić się z pisemnym wnioskiem o udostępnienie danych, udokumentować interes prawny oraz wskazać cel przetwarzania danych zawartych w dokumentach oraz formę udostępnionych danych (oryginał, skan, kserokopia mechaniczna, odpis). Wniosek można przesłać pocztą lub mailem na adres biuro@archivia.com.pl.
- Ze względu na zły stan zachowania niektóre dokumenty wydawane są jedynie w formie odpisu ze względu na zakaz naświetlania dokumentów lampami do skanowania i kserowania.
- W odpowiedzi na wniosek opisywana jest dokumentacja w przedmiotowej sprawie wraz z kosztami jej udostępnienia według cennika znajdującego się na stronie. Koszty można obliczyć samodzielnie i wpisać do formularza.
- Koszty udostępniania obejmują rzeczywiste koszty pracownicze i koszty przedsiębiorstwa poniesione w związku z kwerendą, przygotowaniem odpisu/skanu/kopii/konserwacją oryginału na potrzeby wysyłki, pakowaniem, przesyłką i nie podlegają negocjacjom handlowym.
- Po akceptacji kosztów dokumentacja jest wysyłana. W przypadku sądów akceptacja odbywa się poprzez wydanie stosowanego postanowienia o zwrocie kosztów.
- Zwrot dokumentacji powinien nastąpić przesyłką z możliwością sprawdzenia zawartości. W przypadku odbioru akt niekompletnych akta nie zostaną przyjęte i zostanie sporządzone doniesienie w tej sprawie do właściwej prokuratury wskazując do wyjaśnień urzędnika składającego wniosek.
W przypadku braku akceptacji kosztów uznajemy, iż dokumentacja udostępniona ma zostać w trybie bezpłatnym, tj. na miejscu w Składnicy Akt.
Wszelkie pytania, wnioski, skargi proszę kierować na adres biuro@archivia.com.pl lub listownie na adres spółki (ul. Rojna 48/81, 91-134 Łódź). Skargi przesłane drogą pocztowa bez wskazanego adresu e-mail lub numeru telefonu pozostaną bez rozpatrzenia.