Interes prawny
Warunkiem udostępnienia dokumentów jest wykazanie podstawy prawnej i celu przetwarzania danych.
Udostępnianie dokumentów instytucjom
Obsługa urzędów, sądów i instytucji
Archivia udostępnia dokumenty z zasobu składnicy akt urzędom oraz instytucjom, które wykażą interes prawny i wskażą cel przetwarzania danych.
Dostęp do dokumentów
Jasna procedura udostępniania akt z zasobu Składnicy Akt Archivia
Aktualny zasób aktowy dokumentów przechowywanych w składnicy można sprawdzać w bazach danych Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Wniosek pisemny
Wniosek powinien określać dokumentację, cel oraz oczekiwaną formę udostępnienia.
Ochrona danych
Oryginały i dokumenty zawierające dane wrażliwe podlegają szczególnym ograniczeniom.
Koszty i wysyłka
Koszty obejmują kwerendę, przygotowanie dokumentów, pakowanie i przesyłkę.
Zakres dokumentacji
Jakie dokumenty znajdują się w zasobie?
W zasobie aktowym przechowywanym przez Archivia znajdują się różne typy dokumentacji przejętych jednostek organizacyjnych, w tym dokumenty potrzebne urzędom, sądom i instytucjom do prowadzonych spraw.
- dokumenty osobowe i płacowe, w tym akta osobowe pracowników, listy płac, karty wynagrodzeń oraz dokumentacja pomocnicza i źródłowa płac,
- dokumentacja księgowa, medyczna i organizacyjna,
- dokumentacja techniczna obiektów własnych przejętych jednostek organizacyjnych,
- dokumentacja techniczna inwestycji wykonywanych przez przejęte jednostki organizacyjne,
- dokumentacja procesowa, odszkodowawcza i ubezpieczeniowa.
Dokumenty udostępniamy tylko w przypadku wykazania interesu prawnego.
Bezpieczeństwo i ochrona dokumentacji
Czego nie udostępniamy poza magazyn?
Ze względu na ochronę danych osobowych, stan zachowania akt, tajemnice prawnie chronione oraz ograniczenia wynikające z umów, część dokumentacji nie jest udostępniana w oryginale poza magazyn.
- list płac — ze względu na ochronę danych osobowych oraz stan zachowania,
- dokumentacji zastrzeżonej w umowie, dokumentacji niejawnej i prywatnej osób fizycznych,
- dokumentacji zawierającej dane wrażliwe, tajemnice handlowe i tajemnice przedsiębiorstwa,
- dokumentacji audytów i kontroli oraz sprawozdań finansowych.
Akta osobowe mogą być udostępnione na wniosek instytucji wymiaru sprawiedliwości pod warunkiem złożenia oświadczenia o terminie zwrotu. Z wybranych oryginałów można korzystać na miejscu w Składnicy Akt przy ul. Ludowej 29, po wcześniejszym umówieniu terminu.
Dokument do pobrania
Wniosek o udostępnienie dokumentów
Formularz zawiera dane wnioskodawcy, oznaczenie dokumentacji, oświadczenie o zwrocie dokumentów, cel przetwarzania danych oraz część dotyczącą płatności.
Krok po kroku
Procedura udostępniania dokumentów
- Należy złożyć pisemny wniosek o udostępnienie danych, udokumentować interes prawny, wskazać cel przetwarzania danych oraz formę udostępnienia: oryginał, skan, kserokopia mechaniczna albo odpis.
- Wniosek można przesłać pocztą albo mailem na adres biuro@archivia.com.pl.
- Jeżeli stan zachowania dokumentów nie pozwala na skanowanie lub kserowanie, dokumenty mogą zostać udostępnione wyłącznie w formie odpisu.
- W odpowiedzi na wniosek Archivia opisuje dokumentację w przedmiotowej sprawie oraz wskazuje koszty jej udostępnienia według cennika.
- Koszty obejmują rzeczywiste koszty kwerendy, przygotowania odpisu, skanu lub kopii, konserwacji oryginału na potrzeby wysyłki, pakowania i przesyłki.
- Po akceptacji kosztów dokumentacja jest wysyłana. W przypadku sądów akceptacja odbywa się poprzez wydanie stosownego postanowienia o zwrocie kosztów.
- Zwrot dokumentacji powinien nastąpić przesyłką z możliwością sprawdzenia zawartości.
Brak akceptacji kosztów oznacza, że dokumentacja może zostać udostępniona bezpłatnie wyłącznie na miejscu w Składnicy Akt.
Pytania i skargi
Kontakt w sprawach udostępniania akt
Wszelkie pytania, wnioski i skargi należy kierować na adres e-mail biuro@archivia.com.pl albo listownie na adres spółki: ul. Rojna 48/81, 91-134 Łódź. Skargi przesłane drogą pocztową bez wskazanego adresu e-mail lub numeru telefonu mogą pozostać bez rozpatrzenia.
Szybki kontakt
Masz pytanie dotyczące udostępnienia dokumentów?
Napisz do Archivia i wskaż sygnaturę, nazwę zakładu, rodzaj dokumentacji oraz podstawę prawną wniosku.
Przydatne strony
Sprawdź dokumenty i cenniki
Przed złożeniem wniosku możesz sprawdzić wzory dokumentów oraz aktualne ceny udostępniania akt.