BEZPŁATNY PROGRAM DLA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO I SKŁADNICY AKT
ASOA – System Obsługi Archiwum Archivia
Ewidencja i codzienna obsługa archiwum w jednym programie
ASOA jest obecnie bezpłatnym programem Archivia dla Windows 10 i 11, przeznaczonym do prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt. System łączy ewidencję zasobu z procesami przekazywania, udostępniania, brakowania, kontroli zasobu oraz organizacji magazynów.
Program został zaprojektowany z myślą o rzeczywistej pracy archiwisty – także wtedy, gdy zastany zasób jest niepełny, nieuporządkowany albo nie odpowiada wzorcowym procedurom.
LICENCJA FREE
Program bezpłatny - bez ograniczeń
ASOA jest obecnie udostępniany bezpłatnie. Program można pobrać i używać bez opłat w ramach aktualnie obowiązującej licencji FREE. Nie jest to ograniczona czasowo wersja testowa.
0 złobecnie bez opłat
MOŻLIWOŚCI PROGRAMU
Najważniejsze funkcjonalności
Najważniejsze elementy ewidencji i obsługi zasobu zebrane w czytelnych obszarach.
Ewidencja zasobu
- wykaz spisów zdawczo-odbiorczych i pełna ewidencja spisów, pozycji oraz jednostek archiwalnych,
- brakowanie dokumentacji ze spisów wraz z dokumentacją procesu,
- ewidencja magazynów, regałów i półek oraz inwentarz topograficzny,
- obsługa przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
- wysyłanie raportów z błędami do producenta w celu ułatwienia diagnostyki i zgłaszania problemów,
Obsługa procesów
- obsługa kategorii archiwalnych A i B oraz kwalifikatorów B5, B10 i innych,
- brakowanie i porządkowanie dokumentacji z natury,
- rejestr temperatury i wilgotności w magazynach,
- notatki służbowe dokumentujące zmiany w zatwierdzonej ewidencji,
- role użytkowników dla administratora, kierownika archiwum oraz kierownika komórki organizacyjnej,
Magazyny i kontrola
- automatyczne nadawanie sygnatur po akceptacji spisu,
- udostępnianie akt: zamówienia, wydanie, zwrot i protokoły problemów,
- generator opisów teczek aktowych i akt osobowych,
- import danych, wykazów akt i struktury organizacyjnej z plików,
- lokalna baza danych – program nie wymaga przechowywania ewidencji na zewnętrznym serwerze.
Dokumentacja i administracja
- ewidencja przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum,
- skontrum zasobu z możliwością zapisu stanu pracy,
- specjalne spisy dla akt osobowych, dokumentacji technicznej i kartograficznej,
- eksport, wydruki i generowanie dokumentacji w PDF,
LOGIKA PRACY
Jak program porządkuje ewidencję?
Wykaz spisów → spis → pozycja → jednostka
ASOA odwzorowuje rzeczywistą strukturę ewidencji archiwalnej. Jedna pozycja spisu może odpowiadać jednej lub wielu jednostkom archiwalnym, dzięki czemu program nie upraszcza ewidencji kosztem zgodności z praktyką archiwalną.
Praca zgodna z rolami
Kierownik komórki pracuje na własnych spisach, kierownik archiwum zarządza zasobem, a administrator odpowiada za konfigurację i konta. Dzięki temu zakres widocznych danych odpowiada odpowiedzialności użytkownika.
Magazyny i lokalizacja akt
Program pozwala opisać magazyny, regały i półki oraz automatycznie budować inwentarz topograficzny na podstawie miejsca przechowywania jednostek.
Procesy, nie tylko tabela
Brakowanie, udostępnianie, skontrum czy przekazanie do archiwum państwowego są prowadzone jako kompletne procesy, z dokumentacją i statusami.
ŚRODOWISKO
Wymagania i sposób działania
- Windows 10 lub Windows 11, architektura 64-bitowa
- aplikacja desktopowa – bez konieczności pracy w przeglądarce
- lokalna baza SQLite przechowywana na komputerze obsługującym archiwum
- wersja programu przygotowana jako samodzielna aplikacja Windows
LICENCJA
Bezpłatne korzystanie
Licencja programu ASOA jest obecnie bezpłatna. Program można użytkować bez opłat – licencja nie jest ograniczona do 45 dni.
Szczegółowe zasady korzystania z programu opisują aktualne warunki licencyjne i dokumentacja ASOA.
ASOA
Pobierz program lub przejdź do dokumentacji
Dokumentacja opisuje strukturę programu, podstawowe moduły, zasady rozpoczęcia pracy oraz warunki bezpłatnej licencji FREE.
