Tu jesteś: www.archivia.com.pl -> artykuły -> Rola i zadania archiwum zakładowego i składnicy akt
 

Rola i zadania archiwum zakładowego i składnicy akt


 

Jakub Lutosławski

Rola i zadania archiwum zakładowego i składnicy akt
 

Zgodnie z art. 23 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym z dnia 14 lipca 1983 roku archiwa państwowe zajmują się gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem, opracowaniem, zabezpieczeniem i udostępnianiem materiałów archiwalnych oraz prowadzeniem działalności informacyjnej. Archiwa zakładowe i składnice akt działają podobnie. Archiwa zakładowe jako podległe nadzorowi Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych wykonują te działania w stosunku do materiałów archiwalnych. Ponadto zajmują się również przekazywaniem materiałów archiwalnych do kreślonych oddziałów terenowych Archiwum Państwowego. Składnice akt natomiast działające w instytucjach nie podlegających nadzorowi Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych wykonują działania ustawowe w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej. Wiele zatem działań archiwum zakładowego i składnicy akt pokrywa się, a do momentu przekazywania akt do archiwum państwowego jest identyczne.
Celem archiwum zakładowego i jest gromadzenie wszystkich akt wytworzonych w instytucji bez względu na ich przynależność do określonych kategorii archiwalnych. Rola więc, jaką ma do spełnienia archiwum zakładowe czy składnica akt sprowadza się do dwóch czynników. Po pierwsze odciąża poszczególne komórki organizacyjne od akt niepotrzebnych, po drugie porządkuje akta i w przypadku archiwum zakładowego przekazuje do właściwego archiwum państwowego. Działanie zarówno archiwum zakładowego jak również składnicy akt nie jest możliwe bez odpowiedniej współpracy z dyrekcją jednostki organizacyjnej. Dyrektor bowiem wprowadza w życie określone przepisy kancelaryjno-archiwalne na terenie danej jednostki. On również wydaje dyspozycje do przeznaczenia środków materialnych na funkcjonowanie archiwum takich jak np. pomieszczenie przeznaczone na archiwum/składnicę akt czy jego wyposażenie. Dyrekcja również odpowiada za zatrudnienie kompetentnego pracownika na stanowisku archiwisty zakładowego. Wreszcie przy zgodnie dyrekcji archiwista przeprowadza odpowiednie szkolenia personelu biurowego jednostki bądź poszczególnych komórek w zakresie obiegu dokumentacji w firmie. Personel archiwum zakładowego lub składnicy akt na podstawie wewnętrznych przepisów kancelaryjno-archiwalnych ma za zadanie współpracować z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia środków ewidencyjnych na których materiały archiwalne i dokumentacja nierachiwalna trafią do archiwum. Archiwum (lub składnica akt) jest również odpowiedzialne za przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie akt. W praktyce oznacza to, że jeśli akta i dokumentacja niearchiwalna trafią już na środkach ewidencyjnych do archiwum należy je przejrzeć, odpowiednio opisać i w razie potrzeby uporządkować, a następnie ułożyć na pułkach. Archiwum (lub składnica akt) musi również zapewnić dostęp do akt pracownikom w ramach czytelni naukowej. Powinny znajdować się w niej katalogi oraz rewersy, które umożliwią personelowi poszczególnych komórek skorzystanie z zasobu. Ważniejszym zadaniem wykonywanym w archiwum (lub składnicę akt)  jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął. Pozwala to na oszczędność miejsca.  Dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym oraz prowadzenie odpowiednich w tym celu prac konserwatorskich również leży w kompetencjach personelu archiwum (lub składnica akt). Przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego zajmuje się tylko archiwum zakładowe ze względu na charakter zasobu. Ono też ma obowiązek utrzymywać stały kontakt z archiwum państwowym odpowiedzialnym za dane archiwum zakładowe oraz przechowywane w nim materiały.
Rola archiwum zakładowego i składnicy akt jest ważna ze względu na przechowywanie całości dorobku pracy zakładu. Tu znajdują się dokumenty księgowo-finansowe, dokumentacja osobowo-płacowa, wreszcie techniczna. Dzięki odpowiednim działaniom archiwistów można szybko i sprawnie dotrzeć do określonych dokumentów.
Może ze względu na swój nadzór nad produkcją dokumentacji archiwum (lub składnica akt) spełniać ważną rolę doradczą przy zatrudnianiu i zwalnianiu pracowników. Wskazuje bowiem archiwista, w których komórkach produkcja dokumentów, a co za tym idzie praca personelu przebiega w sposób właściwy i harmonijny, a w których z różnych względów jest to utrudnione. Doradza więc dyrektorowi w sprawach kadrowych.

Wszelkie prawa zastrzeżone © Archivia 2011-2017 l All rights reserved