Tu jesteś: www.archivia.com.pl -> faq
 

FAQ


 

Najczęściej zadawane pytania
Dla Państwa wygody przygotowaliśmy zestaw odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Sposób mierzenia metra bieżącego dokumentów

 

Przykłady kwalifikacji dokumentów

Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji:

Symbolem "kat. A" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

Symbolem "kat. B" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

  • symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące spraw załatwionych w 1999 r. należy przechowywać do 1 stycznia 2005 r.). Po ustalonym okresie przechowywania akt i po uznaniu ich za nieprzydatne przez daną jednostkę organizacyjną akta te mogą być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,

  • symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, BE50, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w punkcie a). Ekspertyzę przeprowadza na wniosek danej jednostki organizacyjnej właściwe miejscowo archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji,

  • symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z tym archiwum i w trybie określonym w punkcie 1.

Kategorie dokumentacji:

  • Dokumentacja kategorii A (materiały archiwalne),

  • Dokumentacja niearchiwalna kategorii BE50,

  • Dokumentacja niearchiwalna kategorii B50,

  • Dokumentacja niearchiwalna kategorii B25,

  • Dokumentacja niearchiwalna kategorii B20,

  • Dokumentacja niearchiwalna kategorii B10,

  • Dokumentacja niearchiwalna kategorii B5,

  • Dokumentacja niearchiwalna kategorii B3,

  • Dokumentacja niearchiwalna kategorii B2,

  • Dokumentacja niearchiwalna kategorii Bc.

Rodzaje dokumentacji:

  • dokumentacja audiowizualna - utrwalona na takich nośnikach mechanicznych, jak fotografie, filmy, obrazy, nagrania telewizyjne i radiowe,

  • dokumentacja budowy - obejmuje pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych,

  • dokumentacja dźwiękowa - mechaniczny zapis dźwięku na płycie gramofonowej, taśmie magnetofonowej i wideofonowej, dyskietce i innym nośniku dźwięku,

  • dokumentacja geodezyjno-kartograficzna - zbiór map oraz materiałów fotogrametrycznych, teledetecyjnych, rejestrów, wykazów, katalogów danych geodezyjnych i innych opracowań powstałych w wyniku wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych,

  • dokumentacja powykonawcza-obejmuje dokumentację budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi,

  • dokumentacja techniczna - ogół dokumentów w formie rysunków, kalk, opisów i obliczeń niezbędnych do realizacji projektowanego obiektu, urządzenia, wyrobu lub procesu technologicznego.

Dokumentacja jawna i niejawna

  • dokumentacja jawna - dokumentacja nie zawierająca informacji niejawnych objętych klauzulami tajności,

  • dokumentacja niejawna - dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, chroniona,

  • dokumentacja ściśle tajna - dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, objęta klauzulą „ściśle tajne",

  • dokumentacja tajna - dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, objęta klauzulą „tajne",

  • dokumentacja poufna - dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, objęta klauzulą „poufne",

  • dokumentacja zastrzeżona-dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, oznaczona klauzulą „zastrzeżone".

Pozostałe pojęcia

  • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej -polega na ocenie jej przydatności dla celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę,

  • kwalifikacja archiwalna - ocena wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych,

  • jednostka archiwalna - odrębna fizycznie jednostka dokumentacji (księga, teczka, poszyt, mapa, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej i filmowej, dyskietka itp.),

  • klasyfikacja - podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone przez twórcę zespołu w jednolitym rzeczowym wykazie akt prze nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych,

  • komórka merytoryczna - właściwa komórka organizacyjna aktotwórcy, do zadań której - zgodnie z regulaminem organizacyjnym - należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej sprawy i która powinna posiadać całość materiałów (akt) w tym zakresie,

  • komórka organizacyjna - departament, biuro, zespół, wydział, referat lub inna komórka wewnętrzna w instytucji,
    porządkowanie materiałów archiwalnych - polega na prawidłowym ich ułożeniu wewnątrz teczek aktowych, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu,

  • składnica akt - komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentację niearchiwalną, znacznie rzadziej także materiały archiwalne dziedziczone lub zdeponowane innych twórców,

  • sygnatura archiwalna - znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie: w archiwum zakładowym, składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego zarejestrowanego w wykazie tych spisów i liczby porządkowej, pod którą w tym spisie dana jednostka, archiwalna została wpisana,

  • symbol klasyfikacyjny - oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt, który stanowi jednocześnie część składową znaku akt,

  • symbol kwalifikacyjny - oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt: „A" dla materiałów archiwalnych oraz „B" i „BE" z dodaniem cyfr arabskich, a także „Be" dla dokumentacji niearchiwalnej; cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt,

  • zespól archiwalny - całość kancelaryjnej produkcji aktowej, niezależnie od jej formy, powstałej w trakcie wykonywania przez jednostkę organizacyjną jej zadań statutowych,

  • znak akt - zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

  • znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw,

  • archiwum zakładowe - wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej (zwykle państwowej) mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie całości zbioru dokumentacji (kat. „A" plus kat. „B") jednostki organizacyjnej uznanej za wytwarzającą materiały archiwalne tworzące jego zasób archiwalny, oraz okresowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych, w określonym prawem czasie lub w razie likwidacji, do archiwów państwowych.

 

Wszelkie prawa zastrzeżone © Archivia 2011-2017 l All rights reserved