FAQ i słownik pojęć archiwalnych

Pismo utrwalające czynność urzędową, które pełne znaczenie uzyskuje zwykle w związku z innymi aktami dotyczącymi tej samej sprawy.

Dokumentacja twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej.

Dokumentacja dotycząca danych osobowych pracownika oraz przebiegu jego zatrudnienia lub służby.

Całość dokumentów dotyczących określonej sprawy, zebranych i prowadzonych pod wspólnym znakiem sprawy.

Luźne i przemieszane akta, najczęściej należące do jednego zespołu lub zbioru archiwalnego, które nie zachowały właściwego układu.

Akta przeznaczone do trwałego przechowywania, współcześnie kwalifikowane do kategorii archiwalnej A.

Urząd, instytucja, organizacja albo osoba fizyczna, w wyniku działalności których powstają akta.

Materiały archiwalne przechowywane albo kwalifikujące się do trwałego przechowywania w archiwum.

Proces przygotowania, uporządkowania i przekazania dokumentacji do archiwum, a także utrata jej związku z bieżącą działalnością aktotwórcy.

Osoba zawodowo zajmująca się gromadzeniem, ewidencjonowaniem, opracowywaniem, zabezpieczaniem i udostępnianiem dokumentacji archiwalnej.

Dyscyplina naukowa i praktyczna zajmująca się archiwami, archiwaliami oraz zasadami ich gromadzenia, przechowywania, opracowywania i udostępniania.

Dział archiwistyki badający historię i organizację archiwów oraz dzieje zespołów i zbiorów archiwalnych.

Instytucja, komórka organizacyjna albo miejsce służące do przejmowania, przechowywania, zabezpieczania, opracowywania i udostępniania materiałów archiwalnych.

Archiwum wchodzące w skład państwowej sieci archiwalnej i wykonujące zadania określone w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Archiwum utworzone do czasowego przechowywania dokumentacji, przekazujące materiały o wartości historycznej do właściwego archiwum na trwałe przechowywanie.

Archiwum niewchodzące do sieci archiwów państwowych, uprawnione do przechowywania wyodrębnionej części państwowego zasobu archiwalnego.

Archiwum uprawnione do przechowywania materiałów archiwalnych dłużej niż wynika to ze zwykłych terminów przekazania, za zgodą właściwych władz archiwalnych.

Oznaczenie dokumentacji posiadającej trwałą wartość historyczną i przeznaczonej do wieczystego przechowywania.

Oznaczenie dokumentacji niearchiwalnej o czasowej wartości praktycznej. Liczba po symbolu B określa minimalny okres przechowywania, np. B5 lub B50.

Oznaczenie dokumentacji posiadającej krótkotrwałą wartość praktyczną, którą można brakować po utracie przydatności, zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Oznaczenie dokumentacji, która po upływie ustalonego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej.

Grupy dokumentacji wyróżnione według jej wartości historycznej lub praktycznej i oznaczane symbolami A, B, BE albo Bc.

Badanie dokumentacji w celu oceny jej wartości i ustalenia właściwej kwalifikacji archiwalnej.

Podział i układ dokumentacji według grup rzeczowych, zwykle zgodnie z wykazem akt.

Ogół działań zapobiegających uszkodzeniom dokumentacji oraz przywracających jej możliwie zbliżony do pierwotnego stan.

Ustalenie, które części dokumentacji mają wartość historyczną, a które wyłącznie czasową wartość praktyczną.

Porządkowanie zespołu oraz sporządzanie do niego inwentarza, wstępu i innych pomocy archiwalnych.

Nadawanie materiałom archiwalnym prawidłowego układu poprzez segregację, klasyfikację, systematyzację i ewentualne brakowanie.

Wybór dokumentacji o trwałej wartości historycznej na podstawie przeprowadzonej oceny wartości.

Nadawanie jednostkom archiwalnym właściwej kolejności w obrębie zespołu lub zbioru.

Pomoc archiwalna zawierająca alfabetyczne zestawienie haseł osobowych, geograficznych lub rzeczowych ze wskazaniem miejsca ich występowania.

Systematyczny spis jednostek archiwalnych danego zespołu lub zbioru, służący ich ewidencji, zabezpieczeniu i udostępnianiu.

Inwentarz sporządzony na kartach inwentarzowych, często stanowiący podstawę do przygotowania inwentarza książkowego.

Ostateczna, uporządkowana postać inwentarza zespołu lub zbioru, zwykle sporządzana na podstawie inwentarza kartkowego.

Inwentarz uwzględniający zarówno materiały zachowane, niezależnie od miejsca ich przechowywania, jak i materiały zaginione lub zniszczone.

Inwentarz obejmujący wyłącznie materiały rzeczywiście zachowane w zasobie danego archiwum.

Karta zawierająca opis treści i formy jednostki archiwalnej, wykorzystywana podczas inwentaryzacji.

Znormalizowana karta zawierająca podstawowe informacje o zespole, zbiorze albo grupie zespołów archiwalnych.

Pomoc archiwalna zawierająca informacje o treści materiałów jednego lub wielu zespołów, opracowane według przyjętych kryteriów.

Wykaz zestawiający dawne i nowe sygnatury jednostek archiwalnych albo inne odpowiadające sobie oznaczenia.

Opracowania służące ewidencji, wyszukiwaniu, informacji i udostępnianiu materiałów archiwalnych, np. inwentarze, katalogi, indeksy i przewodniki.

Pomoc archiwalna przedstawiająca strukturę zasobu danego archiwum oraz charakterystykę znajdujących się w nim zespołów i zbiorów.

Wykaz jednostek archiwalnych lub dokumentacji, niezależnie od stopnia jej uporządkowania.

Adnotacja osoby upoważnionej wskazująca komórkę organizacyjną lub pracownika odpowiedzialnego za załatwienie pisma, często także sposób postępowania.

Przepisy wewnętrzne określające zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją do chwili przekazania jej do archiwum.

Hierarchiczny wykaz haseł klasyfikacyjnych służący do oznaczania, rejestracji i kwalifikowania dokumentacji powstającej w jednostce.

Komórka organizacyjna albo zespół czynności związanych z przyjmowaniem, rejestrowaniem, rozdzielaniem, wysyłaniem i przechowywaniem pism.

Droga pisma w jednostce od chwili wpływu lub sporządzenia do momentu załatwienia sprawy, wysłania albo odłożenia do akt.

Księgi, rejestry, kartoteki, spisy i skorowidze służące do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu pism.

Dokumentacja potrzebna do bieżącej działalności twórcy, komórka ją prowadząca albo miejsce jej przechowywania.

Wpisywanie pism wpływających i wychodzących do właściwych pomocy kancelaryjnych oraz nadawanie im oznaczeń.

Wpisanie pierwszego pisma wszczynającego sprawę do spisu spraw i nadanie sprawie właściwego znaku.

Pomoc kancelaryjna służąca do rejestracji spraw w obrębie określonej klasy z wykazu akt.

Sposób rejestracji, obiegu i układu dokumentacji powstającej w toku bieżącej działalności jednostki.

Część albo całość zespołu lub zbioru przejęta przez archiwum od twórcy, w drodze nabytku, rewindykacji albo scalania.

Zakres materiałów należących do zespołu, wyznaczony przez okres działania twórcy, jego funkcje, kompetencje i zasięg terytorialny.

Dwa lub więcej zespołów o podobnych funkcjach i równorzędnej pozycji ustrojowej, ewidencjonowanych wspólnie przy zachowaniu ich odrębności.

Dokumentacja wytwarzana i gromadzona w toku aktualnej działalności twórców zespołów.

Całość materiałów archiwalnych mających znaczenie jako źródło informacji o dziejach państwa, narodu i społeczeństwa, podlegających ochronie bez względu na formę własności.

Część narodowego zasobu archiwalnego znajdująca się we władaniu państwa lub pod jego ochroną prawną.

Całość materiałów archiwalnych zgromadzonych i przechowywanych w danym archiwum.

Materiały zgromadzone celowo według określonego kryterium, które nie powstały w sposób naturalny w toku działalności jednego twórcy.

Zespół twórcy nadal prowadzącego działalność, do którego mogą dopływać kolejne materiały archiwalne.

Zespół twórcy, który zakończył działalność i nie wytwarza już dalszej dokumentacji.

Zespół powstały u twórcy, którego organizacja i kompetencje nie powodowały istotnego przejmowania dokumentacji innych jednostek.

Zespół o skomplikowanej strukturze, powstały wskutek istotnych zmian organizacyjnych, sukcesji albo działalności kilku równorzędnych kancelarii.

Numerowanie kolejnych kart w jednostce archiwalnej.

Materiały stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu lub zbioru archiwalnego.

Jednostka miary określająca długość półki zajętą przez ustawioną obok siebie dokumentację.

Informacja obejmująca m.in. sygnaturę, tytuł, treść, daty i formę jednostki, sporządzona dla celów ewidencyjnych i informacyjnych.

Numerowanie kolejnych stron w jednostce archiwalnej.

Przejęcie dokumentacji wskutek przejęcia całości lub części zadań jednego twórcy przez jego następcę.

Dokumentacja przejęta przez następcę prawnoustrojowego, która nie jest mu potrzebna do bieżącej działalności.

Dokumentacja niezakończonych spraw przejęta przez następcę i potrzebna do dalszego wykonywania zadań.

Zasada, według której dokumentacja powstała na danym terytorium albo w związku ze sprawowaniem nad nim władzy powinna do tego terytorium przynależeć.

Zasada nakazująca zachowanie związku dokumentacji z jej twórcą oraz poszanowanie pierwotnego układu zespołu archiwalnego.

Proces przekształcania dokumentacji analogowej w postać cyfrową, zwykle przez skanowanie lub fotografowanie.

Stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowany w określonej strukturze i zapisany na informatycznym nośniku danych.

System wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu spraw i zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej.

Dane opisujące dokument lub zbiór dokumentów, m.in. jego autora, datę, format, temat, historię zmian i powiązania.

Technologia optycznego rozpoznawania znaków, pozwalająca przekształcić obraz tekstu w tekst możliwy do wyszukiwania i przetwarzania.

Cyfrowa kopia dokumentu papierowego wykonana w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią i wyglądem.

System przeznaczony do bezpiecznego przechowywania, opisywania, zarządzania i udostępniania dokumentów lub obiektów cyfrowych.

Okres i zasady przechowywania danych lub dokumentacji, po którego upływie są one usuwane, anonimizowane albo przekazywane do dalszego przechowywania.