Przykłady dokumentacji kategorii "A" (materiałów archiwalnych)
Dokumentacja kategorii "A" jest wytwarzana w jednostkach organizacyjnych objętych nadzorem archiwalnym, tj. w takich, dla których właściwe miejscowo archiwum państwowe wydało odpowiednią decyzję w przedmiotowej sprawie. Dokumentację kategorii "A", zwana materiałami archiwalnymi przechowuje się w archiwum zakładowym przez 25 lat, a następnie przekazuje się ją do właściwego archiwum państwowego. Po przejęciu przez archiwum państwowe dokumentacja jest opracowywana, tj. sporządzany jest dla niej wstęp do inwentarza, inwentarz oraz pomoce naukowe. Następnie dokumentację przechowuje się wieczyście, na bieżąco konserwuje oraz udostępnia zainteresowanym.
Przykłady materiałów archiwalnych
dokumentacja
organów kolegialnych, (akty powołania, skład organu, porządek obrad
posiedzenia organu, lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji,
inne wystąpienia, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania,
stenogramy i relacje z realizacji uchwał oraz opracowania problemowe
sporządzone specjalnie na określone posiedzenia, itp.),
dokumentacja
konferencji, zjazdów, sympozjów, sesji, narad i zebrań
organizowanych przez własną jednostkę organizacyjną (programy,
referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy,
protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał, itp.),
dokumentacja
dotycząca organizacji własnej jednostki organizacyjnej i własne akta
normatywne (przepisy dotyczące bezpośrednio działania danej
jednostki organizacyjnej, akty erekcyjne i inne dokumenty
założycielskie, statuty, regulaminy organizacyjne, schematy
organizacyjne, księgi służb, zakresy działania komórek
organizacyjnych i stanowisk pracy, dokumenty z rejestracji danej
jednostki, zbiór podpisanych rozporządzeń, zarządzeń, decyzji,
instrukcji, wytycznych, poleceń, okólników, itp.),
wykładnie
prawne (interpretacje) własnych aktów normatywnych dotyczących
merytorycznej działalności,
dokumentacja
dotycząca przekształceń własnościowych (zarządzenia i decyzje organu
założycielskiego, wykazy składników majątkowych, listy wierzycieli i
potwierdzenia sald, dokumentacja układu z wierzycielami, prospekty
emisyjne, bilans zamknięcia, itp.),
dokumentacja
dotycząca planowania (własne przepisy dotyczące organizacji i
metodyki planowania, wersje ostateczne prognoz i planów
perspektywicznych, wieloletnich i rocznych, korespondencja i decyzje
dotyczące zmian ustaleń planowych, plany półroczne i z krótszego
okresu, jeżeli brak opracowań rocznych, materiały pomocnicze do
planów, jeżeli ich treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji
ostatecznej planu),
dokumentacja
z zakresu sprawozdawczości (własne przepisy dotyczące organizacji i
metodyki sprawozdawczości, sprawozdania własne wieloletnie i roczne,
sprawozdania zbiorcze (w tym wersje etapowe i ostateczne),
sprawozdania półroczne i z krótszego okresu, jeżeli brak opracowań
rocznych, sprawozdania z działalności komórek merytorycznych,
materiały pomocnicze do sprawozdań (w tym oceny, wyjaśnienia,
meldunki, korespondencja merytoryczna), jeżeli ich treść nie
znalazła odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych sprawozdań,
plany
i sprawozdania roczne finansowe (plany i sprawozdania opisowe,
bilanse z załącznikami, zmiany ustaleń planowych),
sprawozdania
statystyczne dla GUS i właściwych ministerstw lub jednostek
nadrzędnych, roczne i jednorazowe,
własne analizy kompleksowe, problemowe i wycinkowe oraz zbiorcze,
dokumentacja
związana z zagadnieniami informatycznymi (tematyka prac projektowych
i programistycznych, spisy systemów i programów, schematy i oceny
systemów i programów, instrukcje eksploatacji systemów
informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i
kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów
danych, zbiory danych na nośnikach informatycznych (banki danych),
zasady tworzenia i obsługi stron WWW, własna strona WWW (tj.
poszczególne pliki umieszczane na stronie powinny być archiwizowane
w formie elektronicznej lub wydruku i ewidencjonowane w formie kart
opisowych),
własne
przepisy kancelaryjne i archiwalne (instrukcja kancelaryjna,
jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie
działania archiwum zakładowego, kwalifikatory dokumentacji
technicznej, instrukcje dot. postępowania z dokumentacją),
wzory
odciskowe pieczęci (np. w formie rejestru wydanych lub likwidowanych
pieczątek),
ewidencja dokumentacji archiwum zakładowego (spisy zdawczo-odbiorcze
akt, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, protokoły oceny dokumentacji
niearchiwalnej, spisy akt przekazywanych na makulaturę, spisy akt
przekazywanych do archiwum państwowego, protokoły zgubienia lub
zniszczenia akt, ewidencja w formie elektronicznej),
ewidencja zbiorów bibliotecznych w bibliotekach naukowych i o dużej
randze dla regionu (księgi inwentarzowe, katalogi, ewidencja
elektroniczna),
dokumentacja
dotycząca załatwiania skarg i wniosków (przepisy własne i ich
interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków, skargi i
wnioski załatwione bezpośrednio, rejestry i analizy skarg i
wniosków),
prace
naukowo-badawcze i popularyzacyjne (własne opracowania w zakresie
metodologii, własne prace naukowo-badawcze etapowe i końcowe,
materiały pomocnicze do opracowań własnych, prace naukowo-badawcze
opracowane na zlecenie własnej jednostki, opiniowanie (m.in.
recenzje, koreferaty, opinie) prac naukowo-badawczych, ewidencja
prac naukowo-badawczych),
dokumentacja
dotycząca wydawnictw (programy wydawnictw (w tym badanie potrzeb i
rynku), tzw. "teki wydawnicze", dwa komplety własnych wydawnictw),
dokumentacja wynikająca z kontaktów z mass mediami (informacje
własne dla mass mediów, wycinki prasowe, odpowiedzi na krytykę
prasową, konferencje prasowe, wywiady z przedstawicielami własnej
jednostki),
kroniki, historie i monografie o działalności własnej jednostki,
dokumentacja
dotycząca organizowania i udziału w wystawach, pokazach, odczytach,
targach (programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty
odczytów, własne plakaty i ulotki, własne nagrania audiowizualne),
dokumentacja
wynikająca ze współpracy z różnymi jednostkami krajowymi
(korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla
tych jednostek, programy, umowy, porozumienia i ich realizacja,
itp.),
dokumentacja
wynikająca ze współpracy z zagranicą (własne zasady i programy
współpracy międzynarodowej, umowy wielostronne i dwustronne,
dokumentacja z posiedzeń i prac wspólnych zespołów i komisji,
opracowania, informacje, korespondencja merytoryczna, protokoły z
rozmów, programy i sprawozdania z pobytu delegacji zagranicznych,
itp.),
dokumentacja
z zagranicznych wyjazdów służbowych (instrukcje i plany wyjazdowe,
sprawozdania z wyjazdów),
dokumentacja
z czynności kontrolnych (przepisy własne dotyczące zasad i trybu
przeprowadzania inspekcji i kontroli, kontrole zewnętrzne we własnej
jednostce, kontrole jednostek podległych i nadzorowanych),
dokumentacja
dotycząca ogólnych zasad pracy i płacy (układy zbiorowe i zakładowe,
porozumienia, taryfikatory, regulaminy pracy, siatki płac, stawek i
dodatków, regulaminy premiowania i nagród, regulaminy ustalania
wynagrodzeń, wykazy etatów (tj. zestawienia ilościowe, jakościowe i
zbiorcze), itp.),
akta
osobowe po przekwalifikowaniu przez właściwe archiwum państwowe w
trakcie ekspertyzy archiwalnej (m.in. kadry kierowniczej,
samodzielnych pracowników naukowo-badawczych, twórców kultury,
samodzielnych pracowników merytorycznych, itp.),
dokumentacja
dotycząca zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracy (własne przepisy
w tym zakresie, projekty własne środków ochronnych, dokumentacja
wypadków zbiorowych, śmiertelnych i powodujących inwalidztwo,
analizy wypadków i chorób zawodowych),
dokumentacja
wynikająca ze szkolenia i doskonalenia pracowników (własne zasady,
formy i metody szkoleń, plany i programy nauczania, opracowania
własne materiałów szkoleniowych i naukowych, ewidencja ośrodków
szkoleniowych, dokumentacja wynikająca z nadzoru nad ośrodkami
szkoleniowymi),
dokumentacja dotycząca racjonalizacji, wynalazczości i
współzawodnictwa (przepisy własne w tym zakresie, ustalenia własne w
zakresie planowania i prognozowania, tematy wynalazcze, konkursy
wynalazcze, opatentowane projekty wynalazcze, wybór z pozostałych
projektów wynalazczych i racjonalizatorskich, ewidencja wynalazków i
zgłoszonych projektów),
dokumentacja
wynikająca z gospodarowania środkami rzeczowymi (własne ustalenia w
zakresie zasad gospodarowania środkami, dokumentacja dotycząca
typizacji obiektów i elementów, zbiory norm, dokumentacja techniczna
obiektów zabytkowych i nietypowych, własne ustalenia w zakresie
ekonomiki inwestycji oraz wskaˇników techniczno-ekonomicznych,
ewidencja inwestycji, dokumentacja prawna i techniczna z nabywania i
zbywania nieruchomości, paszporty maszyn i urządzeń, dokumentacja
dotycząca zapewnienia ochrony środowiska),
dokumentacja
dotycząca podstawowych zasad ekonomiczno-finansowych (systemy
ekonomiczno-finansowe, systemy ewidencji i plany kont, metody
analizy wartości, itp.)
dokumentacja wynikająca z kalkulacji kosztów i cen (własne wytyczne
i ustalenia w tym zakresie, kalkulacje, analizy, polityka cenowa,
decyzje w zakresie ustalania cen, katalogi cen i ich aktualizacje,
cenniki, itp.)
dokumentacja
dotycząca zasad gospodarowania funduszami specjalnymi,
dokumentacja
inwentaryzacji (własne ustalenia w tym zakresie, dokumentacja z
powszechnej inwentaryzacji),
księgi
stanu cywilnego (księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, akta zbiorowe
do nich i skorowidze),
dokumentacja
mierniczo-geologiczna,
oryginały
map, planów i szkiców terenowych,
dokumentacja
szkół i placówek oświatowych (zbiór przepisów prawnych dotyczących
nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej placówki, plany i
programy nauczania, wychowania i kształcenia, dokumentacja dotycząca
wprowadzanych innowacji i eksperymentów pedagogicznych,
dydaktyczno-wychowawczych, programowych i organizacyjnych w
placówce, dokumentacja wynikająca z nadzoru pedagogicznego, analizy
wyników egzaminów, promowania i klasyfikacji, księgi uczniów i
wychowanków, księgi arkuszy ocen sprzed 1939 roku i wybór tych
ksiąg, które powstały po tej dacie, organizacja samorządu szkolnego,
dokumentacja wynikająca z nadzoru nad inicjatywami uczniów i
wychowanków).