Tu jesteś: www.archivia.com.pl -> artykuły -> Kryteria podziału dokumentacji
 

Kryteria podziału dokumentacji



Michał Łakomiec

Kryteria podziału dokumentacji

 

Różne są pojęcia dokumentacji. Wedle jednej z definicji dokumentacja to materiał informacyjny, jawny bądź niejawny, do danego zagadnienia. Zaznacza się, że coraz częściej terminem dokumentacja określa się zbiory dokumentów wszelkiego rodzaju niezależnie od nośnika na jakim zostały utrwalone czy techniki jaką je sporządzono. Niewątpliwie pole semantyczne terminu dokumentacja jest zbieżne z pojęciem dokumentu.
Ze względu na przyrost produkcji dokumentów we współczesnym świecie dzieli się dokumentację ze względu m.in. na formę i podmiotowość. Pierwszy podział jest związany z galopującą elektronizacją prac biurowych. Ze względu na formę zewnętrzną podzielić więc można dokumentację na: pisaną, obrazową, dźwiękową i dokumentację elektronicznego przetwarzania danych. Pierwszą z nich zwaną również tekstową lub aktową  tworzą rękopisy, maszynopisy, druki, kartoteki, wypełnione formularze statystyczne, księgowe, ewidencyjne oraz inne powielane coraz częściej różnymi technikami. Dokumentacja obrazowa to wszelkiego rodzaju szkice, mapy, plany, afisze, diagramy, wykresy, rysunki, fotografie, filmy, taśmy magnetowidowe oraz różne materiały ikonograficzne. Do dokumentacji utrwalonej w formie dźwiękowej zaliczyć należy płyty gramofonowe, taśmy magnetofonowe i wideofonowi, dyskietki oraz wszelkie inne nośniki dźwięku. Ostatnią w tym podziale dokumentację – elektronicznego przetwarzania danych tworzą programy, taśmy i dyski magnetyczne, dyski optyczne i inne nośniki komputerowe.
Warto zaznaczyć, iż podział ten nie jest sztywny i jednolity. Często zdarza się, że forma dokumentu jest eklektyczna i składa się z kilku elementów należących do różnych grup.
Drugi ze wspomnianych podziałów dokumentacji pod względem podmiotowości jest sztywniejszy. Podział ten stosuje się ze względu na użyteczność dokumentacji dla użytkownika. Dzieli się więc dokumentację na: aktową, techniczną, mechaniczną (audiowizualną) oraz geodezyjno-kartograficzną.
Dokumentacja aktowa występuje we wszystkich zakładach pracy. W archiwistyce polskiej przyjęto uważać, że dokumentacja aktowa to dokumentacja twórcy zespołu archiwalnego powstała w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma niezależnie od techniki i formy zewnętrznej nośnika tej dokumentacji. Na ten rodzaj dokumentacji składają się więc:
1. akta ogólne – związane z realizacją podstawowych zadań jednostki organizacyjnej i dotyczące najczęściej organizacji,
2. akta normatywne – regulujące podstawy organizacyjno-prawne jednostki organizacyjnej,
3. akta finansowo-księgowe – ogól akt dokumentujących przebieg lub skutek prowadzonych operacji gospodarczych i finansowych,
4. akta osobowe lub personalne – zawierające dane osobowe pracowników i informacje o stosunku i przebiegu ich pracy,
5. akta gruntowe i hipoteczne – dokumentujące prawo własności i użytkowania gruntów i nieruchomości oraz obciążające je wierzytelności,
6. akta stanu cywilnego – księgi urodzeń, małżeństw, zgonów oraz związane z nimi akta zbiorcze,
7. akta sądowe – spraw karnych, cywilnych, prawa rodzinnego, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, rozpoznawanych przez NSA, związane z prowadzeniem KRS przedsiębiorców, fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych lub zawodowych, dokumentacja związana z rejestrem zastawów oraz postępowaniem upadłościowo-układowym,
8. akta notarialne – umowy kupna-sprzedaży, darowizny, testamenty, intercyzy, inwentarze,
9. akta medyczne – zakładów opieki zdrowotnej obejmujące znormalizowane formularze lub druki lub inne odnoszące się do osób indywidualnych oraz akta zbiorcze w formie ksiąg rejestrów, kartotek.
Trzy pozostałe rodzaje dokumentacji, a więc techniczna, mechaniczna i geodezyjno-kartograficzna to dokumentacje nieaktowe. Dokumentacja techniczna w większości jest dzisiaj przechowywana w archiwach użytkowników, inwestorów, wykonawców inwestycji, instytucjach, które wydały pozwolenie na realizację inwestycji. Służy ona utrzymaniu budynków w dobrym stanie technicznym, produkcji określonych wyrobów, zachowaniu sprawności urządzeń oraz do prawidłowego funkcjonowania linii technologicznych.
Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna to taka, która w mniej szczegółowy sposób odtwarza fragmenty obszaru opisując je za pomocą reguł matematycznych i znaków umownych. Służy do analizy zagospodarowania przestrzennego i zadań związanych z urbanistyką. Ostatni rodzaj dokumentacji nieaktowej – audiowizualna lub mechaniczna to głównie zdjęcia w postaci negatywów lub pozytywów, które sporządzono dla udokumentowania jakiegoś ważnego dla instytucji wydarzenia.
Dokumentację można podzielić jeszcze z punktu widzenia klasyfikacji rzeczowej. Wyróżnia się więc akta typowe i specyficzne. Pierwsze z nich powstają w każdej jednostce organizacyjnej bez względu na jej przymioty. Będą to akta związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem jego organizacją, sprawami osobowymi, strategią handlową, planowaniem, sprawozdawczością, finansami, gospodarką materiałową i zaopatrzeniem. W rzeczowych wykazach akt akta typowe sklasyfikowane są z reguły w klasach od zera do trzech włącznie. Akta specyficzne natomiast występują w każdej jednostce, ale są jedynie odbiciem działalności statutowej jednostki. Są więc inne dla jednostek w zależności od branży. W rzeczowych wykazach akt znaleźć je można w klasach od czwartej wzwyż.
Kolejnym podziałem dokumentacji powstała w wyniku powszechnej dostępności do powielaczy dokumentów. Jest to podział na dokumentację oryginalną i wtórną. Oryginały stanowią pierwszy egzemplarz każdego dokumentu pisanego ręcznie lub na maszynie. W przypadku dokumentu drukowanego lub powielanego oryginałem będzie ten, który zostanie opatrzony stemplem (najlepiej czerwonym) o treści „Oryginał” w prawym górnym rogu. Wtórniki są zazwyczaj kserokopiami, kopiami kalkowymi lub kopiami maszynopisu pierwszego egzemplarza. Należą do nich także uwierzytelnione odpisy, wypisy oraz wyciągi z oryginalnych pism i dokumentów.
Dokumentację można podzielić również pod względem dostępności do niej osób trzecich na dokumentację jawną i niejawną. Pierwsza z nich to taka, która w swej treści nie posiada informacji niejawnych objętych tajemnicą państwową lub służbową. Druga takie informacje zawiera i w zależności od tego, czy jest to tajemnica służbowa, czy państwowa otrzymuje różne klauzule tajności.
Wreszcie ustawowy podział dokumentacji ze względu na wartość historyczną i naukową. Z punktu widzenia archiwistyki podział ten jest najważniejszy, ponieważ warunkuje okresy przechowywania dokumentacji. Wprowadza się więc kategorię określoną symbolem „A” dokumentacji, na którą składają się materiały archiwalne oraz kategorię oznaczoną symbolem „B” dla dokumentacji niearchiwalnej.   

Wszelkie prawa zastrzeżone © Archivia 2011-2017 l All rights reserved