Kryteria podziału dokumentacji
Michał Łakomiec
Kryteria podziału dokumentacji
Różne są pojęcia dokumentacji. Wedle jednej z definicji dokumentacja
to materiał informacyjny, jawny bądź niejawny, do danego
zagadnienia. Zaznacza się, że coraz częściej terminem dokumentacja
określa się zbiory dokumentów wszelkiego rodzaju niezależnie od
nośnika na jakim zostały utrwalone czy techniki jaką je sporządzono.
Niewątpliwie pole semantyczne terminu dokumentacja jest zbieżne z
pojęciem dokumentu.
Ze względu na przyrost produkcji dokumentów we współczesnym świecie
dzieli się dokumentację ze względu m.in. na formę i podmiotowość.
Pierwszy podział jest związany z galopującą elektronizacją prac
biurowych. Ze względu na formę zewnętrzną podzielić więc można
dokumentację na: pisaną, obrazową, dźwiękową i dokumentację
elektronicznego przetwarzania danych. Pierwszą z nich zwaną również
tekstową lub aktową tworzą rękopisy, maszynopisy, druki, kartoteki,
wypełnione formularze statystyczne, księgowe, ewidencyjne oraz inne
powielane coraz częściej różnymi technikami. Dokumentacja obrazowa
to wszelkiego rodzaju szkice, mapy, plany, afisze, diagramy,
wykresy, rysunki, fotografie, filmy, taśmy magnetowidowe oraz różne
materiały ikonograficzne. Do dokumentacji utrwalonej w formie
dźwiękowej zaliczyć należy płyty gramofonowe, taśmy magnetofonowe i
wideofonowi, dyskietki oraz wszelkie inne nośniki dźwięku. Ostatnią
w tym podziale dokumentację – elektronicznego przetwarzania danych
tworzą programy, taśmy i dyski magnetyczne, dyski optyczne i inne
nośniki komputerowe.
Warto zaznaczyć, iż podział ten nie jest sztywny i jednolity. Często
zdarza się, że forma dokumentu jest eklektyczna i składa się z kilku
elementów należących do różnych grup.
Drugi ze wspomnianych podziałów dokumentacji pod względem
podmiotowości jest sztywniejszy. Podział ten stosuje się ze względu
na użyteczność dokumentacji dla użytkownika. Dzieli się więc
dokumentację na: aktową, techniczną, mechaniczną (audiowizualną)
oraz geodezyjno-kartograficzną.
Dokumentacja aktowa występuje we wszystkich zakładach pracy. W
archiwistyce polskiej przyjęto uważać, że dokumentacja aktowa to
dokumentacja twórcy zespołu archiwalnego powstała w wyniku jego
działalności, utrwalona za pomocą pisma niezależnie od techniki i
formy zewnętrznej nośnika tej dokumentacji. Na ten rodzaj
dokumentacji składają się więc:
1. akta ogólne – związane z realizacją podstawowych zadań jednostki
organizacyjnej i dotyczące najczęściej organizacji,
2. akta normatywne – regulujące podstawy organizacyjno-prawne
jednostki organizacyjnej,
3. akta finansowo-księgowe – ogól akt dokumentujących przebieg lub
skutek prowadzonych operacji gospodarczych i finansowych,
4. akta osobowe lub personalne – zawierające dane osobowe
pracowników i informacje o stosunku i przebiegu ich pracy,
5. akta gruntowe i hipoteczne – dokumentujące prawo własności i
użytkowania gruntów i nieruchomości oraz obciążające je
wierzytelności,
6. akta stanu cywilnego – księgi urodzeń, małżeństw, zgonów oraz
związane z nimi akta zbiorcze,
7. akta sądowe – spraw karnych, cywilnych, prawa rodzinnego, prawa
pracy i ubezpieczeń społecznych, rozpoznawanych przez NSA, związane
z prowadzeniem KRS przedsiębiorców, fundacji, stowarzyszeń i innych
organizacji społecznych lub zawodowych, dokumentacja związana z
rejestrem zastawów oraz postępowaniem upadłościowo-układowym,
8. akta notarialne – umowy kupna-sprzedaży, darowizny, testamenty,
intercyzy, inwentarze,
9. akta medyczne – zakładów opieki zdrowotnej obejmujące
znormalizowane formularze lub druki lub inne odnoszące się do osób
indywidualnych oraz akta zbiorcze w formie ksiąg rejestrów,
kartotek.
Trzy pozostałe rodzaje dokumentacji, a więc techniczna, mechaniczna
i geodezyjno-kartograficzna to dokumentacje nieaktowe. Dokumentacja
techniczna w większości jest dzisiaj przechowywana w archiwach
użytkowników, inwestorów, wykonawców inwestycji, instytucjach, które
wydały pozwolenie na realizację inwestycji. Służy ona utrzymaniu
budynków w dobrym stanie technicznym, produkcji określonych wyrobów,
zachowaniu sprawności urządzeń oraz do prawidłowego funkcjonowania
linii technologicznych.
Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna to taka, która w mniej
szczegółowy sposób odtwarza fragmenty obszaru opisując je za pomocą
reguł matematycznych i znaków umownych. Służy do analizy
zagospodarowania przestrzennego i zadań związanych z urbanistyką.
Ostatni rodzaj dokumentacji nieaktowej – audiowizualna lub
mechaniczna to głównie zdjęcia w postaci negatywów lub pozytywów,
które sporządzono dla udokumentowania jakiegoś ważnego dla
instytucji wydarzenia.
Dokumentację można podzielić jeszcze z punktu widzenia klasyfikacji
rzeczowej. Wyróżnia się więc akta typowe i specyficzne. Pierwsze z
nich powstają w każdej jednostce organizacyjnej bez względu na jej
przymioty. Będą to akta związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem
jego organizacją, sprawami osobowymi, strategią handlową,
planowaniem, sprawozdawczością, finansami, gospodarką materiałową i
zaopatrzeniem. W rzeczowych wykazach akt akta typowe sklasyfikowane
są z reguły w klasach od zera do trzech włącznie. Akta specyficzne
natomiast występują w każdej jednostce, ale są jedynie odbiciem
działalności statutowej jednostki. Są więc inne dla jednostek w
zależności od branży. W rzeczowych wykazach akt znaleźć je można w
klasach od czwartej wzwyż.
Kolejnym podziałem dokumentacji powstała w wyniku powszechnej
dostępności do powielaczy dokumentów. Jest to podział na
dokumentację oryginalną i wtórną. Oryginały stanowią pierwszy
egzemplarz każdego dokumentu pisanego ręcznie lub na maszynie. W
przypadku dokumentu drukowanego lub powielanego oryginałem będzie
ten, który zostanie opatrzony stemplem (najlepiej czerwonym) o
treści „Oryginał” w prawym górnym rogu. Wtórniki są zazwyczaj
kserokopiami, kopiami kalkowymi lub kopiami maszynopisu pierwszego
egzemplarza. Należą do nich także uwierzytelnione odpisy, wypisy
oraz wyciągi z oryginalnych pism i dokumentów.
Dokumentację można podzielić również pod względem dostępności do
niej osób trzecich na dokumentację jawną i niejawną. Pierwsza z nich
to taka, która w swej treści nie posiada informacji niejawnych
objętych tajemnicą państwową lub służbową. Druga takie informacje
zawiera i w zależności od tego, czy jest to tajemnica służbowa, czy
państwowa otrzymuje różne klauzule tajności.
Wreszcie ustawowy podział dokumentacji ze względu na wartość
historyczną i naukową. Z punktu widzenia archiwistyki podział ten
jest najważniejszy, ponieważ warunkuje okresy przechowywania
dokumentacji. Wprowadza się więc kategorię określoną symbolem „A”
dokumentacji, na którą składają się materiały archiwalne oraz
kategorię oznaczoną symbolem „B” dla dokumentacji niearchiwalnej.