Ogólne zasady korzystania z archiwum historycznego
Jakub Lutosławski
Ogólne zasady korzystania z archiwum historycznego
(stan na rok 2012)
Powszechny dostęp do zasobów archiwalnych obywatel polski uzyskał
dopiero po II wojnie światowej. Wcześniej, w okresie dwudziestolecia
międzywojennego taki przywilej posiadały jedynie osoby znane ze swej
działalności naukowej posiadające dodatkowo polecenie instytucji
naukowej bądź innego naukowca. Podstawowe ogólne zasady korzystania
z archiwów reguluje obecnie Zarządzenie nr 4 Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2000 r. w sprawie organizacji
udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych. Po
wejściu do pomieszczeń archiwum przeznaczonych dla petentów należy pozostawić okrycia
wierzchnie i torby w szatni. Często wyjątkiem w tym zakresie jest
możliwość wniesienia do pracowni toreb na laptopy. Będąc pierwszy
raz w danym archiwum należy dokonać zgłoszenia użytkownika zasobu
poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza. Formularz zwykle
dostępny jest na stronie internetowej danego archiwum lub w pracowni
naukowej. Do wypełnienia formularza przydatne będą seria i numer
dowodu osobistego, numery i nazwy zespołów objętych zgłoszeniem, cel
i przeznaczenie oraz zakres chinologiczny prowadzonych badań.
Zgłoszenie zwykle składa się ono z następujących pozycji: imię i nazwisko użytkownika, miejsce zamieszkania, adres do korespondencji, obywatelstwo, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, zawód (nieobowiązkowe), tytuł naukowy lub zawodowy (nieobowiązkowe), imię, nazwisko i adres mocodawcy lub nazwa i siedziba instytucji,
jeżeli
użytkownik występuje wobec archiwum w imieniu innego podmiotu jako
jego
przedstawiciel (pełnomocnik), albo nazwa instytucji bądź imię i
nazwisko osoby
rekomendującej użytkownika, jeżeli z przepisów niniejszego
Zarządzenia wynika powinność przedłożenia pisma polecającego; data wypełnienia Zgłoszenia użytkownika, temat pracy lub zakres przedmiotowy zamierzonych badań, zakres chronologiczny badań, charakter zamierzonej pracy, nazwy zespołów (zbiorów) archiwalnych objętych zgłoszeniem.
Po 12 miesięcznej przerwie w korzystaniu z Archiwum Zgłoszenie
użytkownika należy ponowić lub, jeśli poszerzono zakres kwerendy do
zgłoszenia należy dopisać zespoły, o które poszerzono kwerendę. Po złożeniu i przyjęciu Zgłoszenia użytkownik otrzymuje kartę
identyfikacyjną, która stanowi zalecany środek kontroli ruchu osób
niezatrudnionych w archiwum (nie jest to powszechne ze względu na
mały ruch w niektórych archiwach). Zamówienia na konkretne akta składa się na rewersach wpisując
sygnaturę akt, ich nazwę, imię i nazwisko i datę korzystania z akt.
W niektórych archiwach, np. w Bydgoszczy składanie rewersów
funkcjonuje jedynie w formie elektronicznej. Znając sygnaturę akta
można również zamówić mailem, jednak uczynić to należy z odpowiednim
wyprzedzeniem. Należy również pamiętać, iż archiwa wskazują godziny
realizacji zamówień. Z magazynów do pracowni naukowej akta spływają
zwykle dwa do trzech razy dziennie, w czasie około godziny od
zamówienia akt. Informacje o sygnaturze i nazwie akt znajdują się w
inwentarzach zespołów oraz w pomocach naukowych znajdujących się w pracowni. W przypadku, gdy akta zostały zmikrofilmowane należy korzystać z
mikrofilmów, ze względów bezpieczeństwa dla żywotności akt. Akt nie
wolno wynosić poza pracownię, nie wolno również zmieniać układu akt.
Większość archiwów zezwala na robienie zdjęć archiwaliom, jednak
należy pamiętać, by fotografię wykonywać nie używając lampy
błyskowej. W nieograniczony sposób można również sporządzać notatki
z akt. Robiąc notatki należy jednak zwrócić uwagę, by pod
notatnikiem nie znajdowały się wypożyczone dokumenty, bowiem robiąc
notatkę poprzez dociskanie długopisu lub pióra można uszkodzić akta
pozostawiając na nich ślady atramentu lub wgłębienie będące efektem
przebicia długopisu. Istnieje możliwość zlecenia wykonania fotokopii
akt przez archiwum. Usługi takie są dodatkowo płatne według cennika. Akta po ukończonej pracy oddaje się dyżurującemu pracownikowi
informacji naukowej.
Można poprosić o pozostawienie ich na miejscu w pracowni, jeśli
zamierzamy skorzystać z nich w ciągu dwóch najbliższych tygodni lub
zaznaczyć, iż akta mogą już powrócić do magazynu. Pracownicy archiwum zobowiązani są do informowania petenta na
temat zasobu archiwalnego oraz zasad jego udostępniania. W przypadku korzystania z pomocy tłumacza należy takowy fakt
zgłosić, jest on wówczas rejestrowany na Zgłoszeniu użytkownika. Pracownicy mogą w uzasadnionych przypadkach poprosić o okazanie
zawartości toreb włącznie z notatkami. Archiwum w razie rażącego naruszenia przepisów przez
korzystającego może wydać decyzję o odmowie bezpośredniego
udostępniania materiałów archiwalnych.
Wspomniane zarządzenie precyzuje niektóre kwestie poszerzając je
m.in. o informacje o tym, iż:
1. Bezpłatne udostępnianie materiałów archiwalnych obejmuje
przypadki korzystania przez zainteresowanych ze wskazanych przez
nich dokumentów w pracowniach naukowych archiwów. Inne formy
udostępniania, związane z wyszukiwaniem archiwaliów, wyszukiwaniem
bądź opracowaniem informacji przez pracowników archiwów albo ze
sporządzaniem reprodukcji, stanowią usługę i podlegają opłacie
2. Dostęp do pomocy ewidencyjno-informacyjnych może być ograniczany
wyjątkowo
i tylko ze względu na przeszkody prawne – w szczególności w zakresie
ochrony informacji niejawnych, danych osobowych lub dóbr osobistych.
3. Obowiązkowe jest przekazanie do archiwum nieodpłatnie jednego
egzemplarza pracy, która w przeważającej ilości lub w całości oparta
została na informacjach wynikających z zasobu.
Każde z archiwów określa ilość jednorazowo udostępnianych dokumentów oraz limit dzienny dokumentów udostępnianych jednemu korzystającemu. Archiwum może odmówić udostępnienia dokumentów, gdy odbywa się ich skontrum lub poddawane są zabiegom konserwatorskim, dlatego każdorazowo warto upewnić się telefonicznie, że akta są udostępniane. Należy również pamiętam, iż ze względu na niektóre przepisy o ochronie danych osobowych dokumentacja może podlegać ograniczeniom w udostępnianiu.