Tu jesteś: www.archivia.com.pl -> artykuły -> Ogólne zasady korzystania z archiwum historycznego
 

Ogólne zasady korzystania z archiwum historycznego



 

Jakub Lutosławski

Ogólne zasady korzystania z archiwum historycznego

(stan na rok 2012)

 

Powszechny dostęp do zasobów archiwalnych obywatel polski uzyskał dopiero po II wojnie światowej. Wcześniej, w okresie dwudziestolecia międzywojennego taki przywilej posiadały jedynie osoby znane ze swej działalności naukowej posiadające dodatkowo polecenie instytucji naukowej bądź innego naukowca. Podstawowe ogólne zasady korzystania z archiwów reguluje obecnie Zarządzenie nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2000 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych. Po wejściu do pomieszczeń archiwum przeznaczonych dla petentów należy pozostawić okrycia wierzchnie i torby w szatni. Często wyjątkiem w tym zakresie jest możliwość wniesienia do pracowni toreb na laptopy. Będąc pierwszy raz w danym archiwum należy dokonać zgłoszenia użytkownika zasobu poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza. Formularz zwykle dostępny jest na stronie internetowej danego archiwum lub w pracowni naukowej. Do wypełnienia formularza przydatne będą seria i numer dowodu osobistego, numery i nazwy zespołów objętych zgłoszeniem, cel i przeznaczenie oraz zakres chinologiczny prowadzonych badań. Zgłoszenie zwykle składa się ono z następujących pozycji: imię i nazwisko użytkownika, miejsce zamieszkania, adres do korespondencji, obywatelstwo, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, zawód (nieobowiązkowe), tytuł naukowy lub zawodowy (nieobowiązkowe), imię, nazwisko i adres mocodawcy lub nazwa i siedziba instytucji, jeżeli użytkownik występuje wobec archiwum w imieniu innego podmiotu jako jego przedstawiciel (pełnomocnik), albo nazwa instytucji bądź imię i nazwisko osoby rekomendującej użytkownika, jeżeli z przepisów niniejszego Zarządzenia wynika powinność przedłożenia pisma polecającego; data wypełnienia Zgłoszenia użytkownika, temat pracy lub zakres przedmiotowy zamierzonych badań, zakres chronologiczny badań, charakter zamierzonej pracy, nazwy zespołów (zbiorów) archiwalnych objętych zgłoszeniem. Po 12 miesięcznej przerwie w korzystaniu z Archiwum Zgłoszenie użytkownika należy ponowić lub, jeśli poszerzono zakres kwerendy do zgłoszenia należy dopisać zespoły, o które poszerzono kwerendę. Po złożeniu i przyjęciu Zgłoszenia użytkownik otrzymuje kartę identyfikacyjną, która stanowi zalecany środek kontroli ruchu osób niezatrudnionych w archiwum (nie jest to powszechne ze względu na mały ruch w niektórych archiwach). Zamówienia na konkretne akta składa się na rewersach wpisując sygnaturę akt, ich nazwę, imię i nazwisko i datę korzystania z akt. W niektórych archiwach, np. w Bydgoszczy składanie rewersów funkcjonuje jedynie w formie elektronicznej. Znając sygnaturę akta można również zamówić mailem, jednak uczynić to należy z odpowiednim wyprzedzeniem. Należy również pamiętać, iż archiwa wskazują godziny realizacji zamówień. Z magazynów do pracowni naukowej akta spływają zwykle dwa do trzech razy dziennie, w czasie około godziny od zamówienia akt. Informacje o sygnaturze i nazwie akt znajdują się w inwentarzach zespołów oraz w pomocach naukowych znajdujących się w pracowni. W przypadku, gdy akta zostały zmikrofilmowane należy korzystać z mikrofilmów, ze względów bezpieczeństwa dla żywotności akt. Akt nie wolno wynosić poza pracownię, nie wolno również zmieniać układu akt. Większość archiwów zezwala na robienie zdjęć archiwaliom, jednak należy pamiętać, by fotografię wykonywać nie używając lampy błyskowej. W nieograniczony sposób można również sporządzać notatki z akt. Robiąc notatki należy jednak zwrócić uwagę, by pod notatnikiem nie znajdowały się wypożyczone dokumenty, bowiem robiąc notatkę poprzez dociskanie długopisu lub pióra można uszkodzić akta pozostawiając na nich ślady atramentu lub wgłębienie będące efektem przebicia długopisu. Istnieje możliwość zlecenia wykonania fotokopii akt przez archiwum. Usługi takie są dodatkowo płatne według cennika. Akta po ukończonej pracy oddaje się dyżurującemu pracownikowi informacji naukowej. Można poprosić o pozostawienie ich na miejscu w pracowni, jeśli zamierzamy skorzystać z nich w ciągu dwóch najbliższych tygodni lub zaznaczyć, iż akta mogą już powrócić do magazynu. Pracownicy archiwum zobowiązani są do informowania petenta na temat zasobu archiwalnego oraz zasad jego udostępniania. W przypadku korzystania z pomocy tłumacza należy takowy fakt zgłosić, jest on wówczas rejestrowany na Zgłoszeniu użytkownika. Pracownicy mogą w uzasadnionych przypadkach poprosić o okazanie zawartości toreb włącznie z notatkami. Archiwum w razie rażącego naruszenia przepisów przez korzystającego może wydać decyzję o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych. Wspomniane zarządzenie precyzuje niektóre kwestie poszerzając je m.in. o informacje o tym, iż:
1. Bezpłatne udostępnianie materiałów archiwalnych obejmuje przypadki korzystania przez zainteresowanych ze wskazanych przez nich dokumentów w pracowniach naukowych archiwów. Inne formy udostępniania, związane z wyszukiwaniem archiwaliów, wyszukiwaniem bądź opracowaniem informacji przez pracowników archiwów albo ze sporządzaniem reprodukcji, stanowią usługę i podlegają opłacie
2. Dostęp do pomocy ewidencyjno-informacyjnych może być ograniczany wyjątkowo
i tylko ze względu na przeszkody prawne – w szczególności w zakresie ochrony informacji niejawnych, danych osobowych lub dóbr osobistych.
3. Obowiązkowe jest przekazanie do archiwum nieodpłatnie jednego egzemplarza pracy, która w przeważającej ilości lub w całości oparta została na informacjach wynikających z zasobu.

Każde z archiwów określa ilość jednorazowo udostępnianych dokumentów oraz limit dzienny dokumentów udostępnianych jednemu korzystającemu. Archiwum może odmówić udostępnienia dokumentów, gdy odbywa się ich skontrum lub poddawane są zabiegom konserwatorskim, dlatego każdorazowo warto upewnić się telefonicznie, że akta są udostępniane. Należy również pamiętam, iż ze względu na niektóre przepisy o ochronie danych osobowych dokumentacja może podlegać ograniczeniom w udostępnianiu.

Wszelkie prawa zastrzeżone © Archivia 2011-2017 l All rights reserved