Tu jesteś: www.archivia.com.pl -> artykuły -> Ogólne zasady opracowywania zespołu w archiwum historycznym
 

Ogólne zasady opracowywania zespołu w archiwum historycznym



 

Jakub Lutosławski

Ogólne zasady opracowywania zespołu w archiwum historycznym.

 

Ogólną i nadrzędną zasadą wynikającą z przepisów prawa przy opracowywaniu zespołów w archiwum historycznym jest zasada przynależności zespołowej i niepodzielności zespołu. Uwagi i przypomnienia dla komisji metodycznych naczelnika Zakładu Naukowego Archiwistyki Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych wydane przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych dopuszczają wyjątek od powyższej reguły w uzasadnionych przypadkach, w szczególności zaś wtedy, gdy materiały obcej kancelarii nie scalają się z materiałami kancelarii macierzystej. Akta wytworzone przez określonego twórcę zespołu należy pozostawiać w aktach zespołu tych twórców. Zespoły powinny być jak najprostsze, a o ile to możliwe powinny być wytyczane w granicach historycznych wyznaczanych przez powstanie i likwidację aktotwórcy. Zespoły złożone natomiast tworzy się w przypadku występowania: sukcesji czynnej (lub biernej, gdy nie można oddzielić jej oddzielić od akt sukcesobiorcy bez szkody dla materiałów), w przypadku akt samodzielnych jednostek administracyjnych, przekształceń strukturalnych twórcy zespołu, materiałów jednostek podległych, jeśli ich wydzielenie ze względu na niewielką ilość będzie niecelowe. Przy nazywaniu zespołów, grup zespołów, zbiorów, szczątków zespołów i zbiorów należy zachować jednolity system nazw. Daty krańcowe powinno się umieszczać w nawiasach przed lub po datach właściwych zespołu. Samo opracowanie zespołu sprowadza się do następujących czynności:
1. Studia wstępne – określenie czasu działalności twórcy zespołu, jego kompetencji rzeczowych i terytorialnych, struktury organizacyjnej, systemu kancelaryjnego, odnalezienie planów registratury, instrukcji kancelaryjnych,
2. Rozpoznanie przynależności zespołowej materiałów archiwalnych – określenie czy należą do jednego twórcy,
3. Segregacja materiałów archiwalnych,
4. Klasyfikacja akt i nadanie im układu przez zastosowanie normy metodycznej lub metody własnej,
5. Inwentaryzacja akt na kartach inwentarzowych,
6. Brakowanie akt – w przypadku historycznych jeśli ich stan nie pozwala na praktyczne ich wykorzystanie,
7. Wykonanie inwentarza książkowego.

Wszelkie prawa zastrzeżone © Archivia 2011-2017 l All rights reserved