Ogólne zasady opracowywania zespołu w archiwum historycznym
Jakub Lutosławski
Ogólne zasady opracowywania zespołu w archiwum historycznym.
Ogólną i nadrzędną zasadą wynikającą z przepisów prawa przy
opracowywaniu zespołów w archiwum historycznym jest zasada
przynależności zespołowej i niepodzielności zespołu. Uwagi i
przypomnienia dla komisji metodycznych naczelnika Zakładu Naukowego
Archiwistyki Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych wydane przez
Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych dopuszczają wyjątek od
powyższej reguły w uzasadnionych przypadkach, w szczególności zaś
wtedy, gdy materiały obcej kancelarii nie scalają się z materiałami
kancelarii macierzystej. Akta wytworzone przez określonego twórcę
zespołu należy pozostawiać w aktach zespołu tych twórców. Zespoły
powinny być jak najprostsze, a o ile to możliwe powinny być
wytyczane w granicach historycznych wyznaczanych przez powstanie i
likwidację aktotwórcy. Zespoły złożone natomiast tworzy się w
przypadku występowania: sukcesji czynnej (lub biernej, gdy nie można
oddzielić jej oddzielić od akt sukcesobiorcy bez szkody dla
materiałów), w przypadku akt samodzielnych jednostek
administracyjnych, przekształceń strukturalnych twórcy zespołu,
materiałów jednostek podległych, jeśli ich wydzielenie ze względu na
niewielką ilość będzie niecelowe. Przy nazywaniu zespołów, grup
zespołów, zbiorów, szczątków zespołów i zbiorów należy zachować
jednolity system nazw. Daty krańcowe powinno się umieszczać w
nawiasach przed lub po datach właściwych zespołu. Samo opracowanie
zespołu sprowadza się do następujących czynności:
1. Studia wstępne – określenie czasu działalności twórcy zespołu,
jego kompetencji rzeczowych i terytorialnych, struktury
organizacyjnej, systemu kancelaryjnego, odnalezienie planów
registratury, instrukcji kancelaryjnych,
2. Rozpoznanie przynależności zespołowej materiałów archiwalnych –
określenie czy należą do jednego twórcy,
3. Segregacja materiałów archiwalnych,
4. Klasyfikacja akt i nadanie im układu przez zastosowanie normy
metodycznej lub metody własnej,
5. Inwentaryzacja akt na kartach inwentarzowych,
6. Brakowanie akt – w przypadku historycznych jeśli ich stan nie
pozwala na praktyczne ich wykorzystanie,
7. Wykonanie inwentarza książkowego.