Organizacja archiwum zakładowego
Michał Łakomiec
Organizacja i wyposażenie archiwum zakładowego i składnicy akt
Archiwum Zakładowe a Składnica Akt
Archiwum Zakładowe lub Składnica Akt to komórka organizacyjna w strukturze organizacyjnej jednostki organizacyjnej. Jeśli jednostka organizacyjna (zakład, spółka, etc.) otrzymała od właściwego miejscowo archiwum państwowego decyzję o objęciu nadzorem archiwalnym, z której wynika, że wytwarza ona materiały archiwalne (dokumentację kategorii A) wówczas komórka taka powinna nosić nazwę Archiwum Zakładowe. Jeśli jednak jednostka organizacyjna nie posiada decyzji w sprawie wytwarzania materiałów archiwalnych wówczas komórka odpowiedzialna za przejmowanie, porządkowanie, przechowywanie i brakowanie dokumentacji nosi nazwę Składnica Akt. Na potrzeby niniejszego artykułu będziemy używać nazwy zwyczajowej "archiwum".
Jak wyżej wskazano archiwum jest komórką w strukturze organizacyjnej. Nie jest to równoznaczne z lokalem, który zajmuje. Wiele bowiem archiwów posiada kilka lub kilkanaście pomieszczeń magazynowych, do których dodatkowo przynależą pomieszczenia służące opracowaniu zasobu, konserwacji lub pomieszczenia socjalne.
Warunki lokalowe
Lokal archiwum, w którym są przechowywane dokumenty powinien znajdować się powyżej poziomu zalewowego, jednak niewskazane jest, by był umiejscowiony na strychu lub wolnostojącym baraku. W pierwszym bowiem przypadku istnieje prawdopodobieństwo zalania lub podtopienia pomieszczeń podczas intensywnych opadów deszczu lub wylania rzek. W drugim przypadku podobne ryzyko istnieje w związku z przeciekającym dachem. W obu przypadkach problemem będzie zwiększone prawdopodobieństwo występowania grzybów i pleśni, ale również problem z ewakuacją zasobu w przypadku pożaru. Pomieszczenia archiwum musza być suche, widne i mieć możliwość wietrzenia. W przypadku, gdyby lokal archiwum znajdować się miał na piętrze należy pamiętać o wytrzymałości stropów. Dokumentacja jest bowiem ciężka, jej metr bieżący waży według wzorca około 30-35 kg. Do tego dochodzi waga regału, który zwłaszcza w przypadku przesuwnych regałów kompaktowych potrafi ważyć nawet 400 kg. Producenci regałów kompaktowych sugerują, aby minimalna nośność stropu pod taki regał wynosiła 500 kg na metr jednak wydaje się, że strop, na którym umieścimy 6 półkowy regał o wadze własnej 400 kg, który jest w stanie pomieścić 6 metrów bieżących nie wytrzyma obciążenia i liczyć należy z bezpieczną rezerwą jego wytrzymałość na minimum 700 kg/mkw. Specjalistyczna literatura archiwistyczna podaje, że pożądanym jest obciążenie 1200 kg/mkw w przypadku konwencjonalnych regałów półkowych do 1700 kg/mkw w przypadku regałów jezdnych i takie należy przyjąć, jako bezpieczne do organizacji lokalu archiwum.
W wejściach do magazynów powinno się stosować atestowane drzwi przeciwpożarowe osadzone na atestowanej piance przeciwpożarowej odpornej na wysoką temperaturę. W przypadku zwykłych drzwi należy zastosować obicie z blachy. W drzwiach nie wolno nawiercać otworów, gdyż powodować to może utratę ich właściwości przeciwpożarowych. Drzwi archiwum powinny być odpowiednio zabezpieczone przed włamaniem kratą lub systemem przeciwwłamaniowym, którego centralka przesyła sygnał do pracowników lub odpowiednich służb. Zaleca się także ich każdorazowe plombowanie. Podobnież okna pomieszczeń, w których przechowuje sie dokumentację powinny zostać zabezpieczone otwieranymi kratami (możliwość otwarcia krat ułatwi potencjalną ewakuację zasobu) lub atestowanymi roletami antywłamaniowymi. Generalnie okna w pomieszczeniach archiwalnych powinny być wąskie i wysoko umiejscowione ze względu na ograniczenie ilości światła wpuszczanego do pomieszczenia. Jeśli bowiem ilość światła jest duża należy stosować zaciemnienia szyb w postaci folii, rolet lut żaluzji. Regały w archiwum powinny być ustawiane w sposób prostopadły do okna tak, aby zmniejszyć ilość promieni słonecznych padających na dokumenty. Źródła światła sztucznego w archiwum również nie mogą być dowolne. Zalecane jest stosowanie specjalnych świetlówek o obniżonej emisji promieniowania aby maksymalnie wytłumić światło.
W pomieszczeniach archiwum należy stosować ogrzewanie centralne i w miarę możliwości ograniczyć w nich ilość instalacji wodnych. Pożądane jest stosowanie instalacji przeciwpożarowych z PCW. Ściany w archiwum powinny być pomalowane farbą o niskiej zawartości ksylenów i metylobenzenów (toluenu).
Wyposażenie
Podstawowym wyposażeniem każdego archiwum są regały do przechowywania dokumentów. Mogą być one tradycyjne - półkowe lub przesuwne zwane kompaktowymi. Niezależnie od rodzaju powinny być jednak stabilne oraz niepalne. Zaleca się, aby regały półkowe miały skręcaną konstrukcję (niezatrzaskową), która zapewni stabilność oraz wytrzymałość minimum 100 kg na półkę. Zarówno kątowniki nośne, z których regał został wykonany, jak i półki, na których przechowuje sie akta powinny być pomalowane proszkowo, co zapewni niepalność materiału. Dopuszczalne jest zastosowanie półek drewnianych, jednak ich właściwości muszą zapewniać bezpieczeństwo przeciwpożarowe dokumentom oraz ograniczać rozwój drobnoustrojów (np. odpowiednio atestowana płyta osb, pokrycie środkiem owadobójczym). Regał przesuwny powinien mieć bezwzględnie sprawny hamulec bezpieczeństwa, który ogranicza ruch przęseł podczas korzystania. Regały, niezależnie od ich rodzaju powinny być w odpowiedni sposób oznaczone. Zazwyczaj numeruje się je cyframi rzymskimi tak, aby móc uwzględnić ich położenie w inwentarzu topograficznym oraz na spisach zdawczo-odbiorczych, półki zaś cyfrą arabską. Szerokość regałów powinna być odpowiednia do przechowywanych dokumentów. Dla dokumentacji papierowej sugerowana szerokość półki regału to 40 lub 80 cm. Prześwit pomiędzy półkami powinien wynosić 40-50 cm i być tak skonstruowany, aby stojące na półce akta znajdowały się minimum 5 cm od półki powyżej nich. Odległość pomiędzy regałami powinna wynosić minimum 75 cm. Pierwsza półka powinna być umiejscowiona co najmniej 15 cm od podłogi, najwyższa zaś nie mniej niż 50 cm od sufitu. Co do wysokości regałów zdania są podzielone. Generalnie regały wysokie są nieporęczne i wymagają stosowania drabin lub lepiej schodów jezdnych i wymagają większych przestrzeni międzyregałowych. Mają jednak zaletę w postaci możliwości zeskładowania większych ilości przechowywanych dokumentów na metrze kwadratowym.
Każde archiwum powinno być wyposażone w sprzęt gaśniczy. Zalicza się do niego gaśnice proszkowe, koce azbestowe oraz worki ewakuacyjne. Pożądany jest montaż instalacji przeciwpożarowej połączony z centralką alarmową powiadamiającą stosowne służby w przypadku wystąpienia pożaru.
Każdy lokal archiwum powinien być wyposażony w urządzenia do pomiaru warunków klimatycznych. Przechowywanie dokumentów wiąże sie bowiem z koniecznością utrzymania odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach magazynowych. Ponadto stan warunków klimatycznych powinien być rejestrowany w sposób elektroniczny lub tradycyjny. Idealnym więc rozwiązaniem wydaje się zakup stacji meteorologicznej, która w sposób zautomatyzowany rejestruje warunki temperatury i wilgotności względnej powietrza.
Archiwum powinno mieć również miejsce do pracy dla archiwisty wyposażone w komputer z dostępem do internetu, drukarkę oraz zestaw materiałów archiwizacyjnych, takich jak pudła, teczki, nici, igły archiwizacyjne, dziurkacze, rozszywacze oraz miękkie ołówki do paginacji akt. W niektórych archiwach znajduje się również sprzęt do digitalizacji dokumentów oraz niszczarka przemysłowa. Ważne są również środki ochrony osobistej, w które należy zaopatrzyć archiwistę tj. maseczki, rękawice oraz fartuchy. Aby móc utrzymać prawidłowy stan zachowania przechowywanych dokumentów należy również wyposażyć archiwum w odkurzacz z filtrem HEPA, gąbki, proszki do czyszczenia papieru, ściereczki z mikrofibry, środki do odkażania na bazie etanolu.
