Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu w archiwum zakładowym
Michał Łakomiec
Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie
zespołu w archiwum zakładowym
Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu to
elementy porządkowania dokumentacji. W archiwum porządkowanie odbywa się na podstawie
normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Archiwum zakładowe
przejmuje materiały archiwalne z poszczególnych komórek własnej
jednostki organizacyjnej, przechowuje i zabezpiecza materiały oraz
prowadzi ich ewidencję. Ułożenie akt wewnątrz przejętych kompletnych
roczników wynika z instrukcji kancelaryjnej lub w przypadku jej
braku z układu logiczno-wyrozumowanego przyjętego przez archiwistę.
Teczki opisuje się na wierzchniej stronie w następujący sposób:
1. Na środku u góry nazwa jednostki i komórki organizacyjnej, w
której akta powstały,
2. W lewym górnym rogu znak akt złożony z symbolu komórki
organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt,
3. W prawym górnym rogu kategoria akt, a przy aktach kategorii B
również symbol cyfrowy oznaczający okres przechowywania,
4. Na środku teczki tytuł akt według wykazu akt,
5. Pod tytułem daty krańcowe.
Teczki układa się w porządku ustalonym w wykazie akt. W przypadku
akt kategorii A oznacza się na okładce ilość stron w teczce.
Poszczególne komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum
zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (3 egzemplarze)
podpisanego przez kierownika jednostki zdającej oraz kierownika
archiwum zakładowego. Dwa egzemplarze spisu pozostają w archiwum.
Archiwum rejestruje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów
zdawczo-odbiorczych i nadaje im numery. Przyjęte teczki opisuje się
sygnaturą będącym numerem spisu łamanym przez numer pozycji danego
spisu. W przypadku, gdy materiały zostały przyjęte w rozsypce bez
załączenia pomocy archiwalnych należy porządkowanie takiego zespołu
prowadzić w porozumieniu z właściwym Archiwum Państwowym.