Studia wstępne nad zasobem czyli wizja lokalna

Nowość na rynku usług archiwistycznych

Studia wstępne nad zasobem, czyli profesjonalna wizja lokalna archiwum, to usługa pozwalająca rzetelnie ocenić stan dokumentacji, warunki jej przechowywania oraz rzeczywisty zakres prac potrzebnych przed archiwizacją, porządkowaniem lub wyceną usługi.

Wizyta archiwisty odbywa się w miejscu przechowywania dokumentów. Jej celem jest opisanie aktotwórcy, zasobu dokumentacji oraz pomieszczeń, w których dokumenty są przechowywane. Na tej podstawie przygotowywana jest lista czynności niezbędnych do wykonania, aby dokumentację albo pomieszczenie doprowadzić do stanu zgodnego z przepisami.

Zakres studiów wstępnych

Podczas wizji lokalnej archiwista dokonuje pomiaru zasobu, wstępnie ocenia układ dokumentacji oraz szacuje ilość akt, które mogą podlegać brakowaniu. Takie postępowanie już na etapie wyceny pozwala ograniczyć koszty, ponieważ umożliwia uniknięcie niepotrzebnego porządkowania dokumentacji, którą można wybrakować i zniszczyć.

Studia wstępne są szczególnie przydatne wtedy, gdy dokumentacja jest rozproszona, nie została wcześniej zmierzona, znajduje się w nieuporządkowanych pomieszczeniach albo przed przygotowaniem zapytania ofertowego konieczne jest ustalenie rzeczywistego zakresu prac archiwistycznych.

Koszty wizji lokalnej

Koszt wizyty profesjonalnego archiwisty zależy od strefy, w której znajdują się dokumenty. Poniżej przedstawiamy cennik cen brutto dla trzech stref oznaczonych kolorami.

Efekt wizyty archiwisty

Efektem wizyty archiwisty jest sporządzenie protokołu ze studiów wstępnych, który z formalnego punktu widzenia stanowi element porządkowania zasobu. Dokument opisuje stan dokumentacji, wskazuje podstawowe problemy oraz określa czynności niezbędne do wykonania.

Wraz z protokołem otrzymają Państwo również przykładowe zapytanie ofertowe uwzględniające specyfikę branży. Tak przygotowany dokument ułatwia porównywanie ofert i pozwala uniknąć kosztów, które często powstają dopiero na etapie realizacji zlecenia, a których można uniknąć już podczas ustalania warunków umowy.

Umów studia wstępne

Masz pytania lub chcesz umówić wizję lokalną?

Skontaktuj się z nami, aby omówić zakres dokumentacji, lokalizację zasobu i możliwy termin wizyty archiwisty.

Jakub Lutosławski
tel. +48 502 484 460
j.lutoslawski@archivia.com.pl