Przechowywanie dokumentów i akt
Profesjonalne przechowywanie dokumentów
Przechowywanie dokumentów to usługa polegająca na powierzeniu dokumentacji na cały wymagany prawem okres jej przechowywania. Rozwiązanie jest przeznaczone dla firm, instytucji, urzędów i organizacji, które chcą odzyskać przestrzeń biurową, uporządkować zasób aktowy i zapewnić dokumentom bezpieczne warunki archiwalne.
Korzystając z usługi Archivia, pozbywają się Państwo problemu zalegającej dokumentacji nieprzydatnej do bieżącej działalności, zachowując jednocześnie możliwość dostępu do akt w uzgodniony sposób. Dokumentacja jest obsługiwana, ewidencjonowana i przechowywana zgodnie z zasadami bezpieczeństwa oraz wymaganiami dotyczącymi okresów przechowywania akt.
Opłata pobierana z góry za cały okres przechowywania daje przewidywalność kosztów i chroni przed zaskoczeniem wzrostem cen obsługi dokumentacji w kolejnych latach. Przy dużym zasobie dokumentów powierzanych do przechowywania oferujemy korzystne rabaty.
Najważniejsza korzyść: dokumenty trafiają do profesjonalnego magazynu, a Państwo zachowują dostęp do akt, ograniczają koszty powierzchni biurowej i zyskują uporządkowane archiwum bez konieczności samodzielnej obsługi zasobu.
Bezpieczeństwo akt
Dokumenty są przechowywane w magazynach wyposażonych w zabezpieczenia techniczne, monitoring i systemy kontroli warunków.
Pełna ewidencja
Przechowywanie dokumentacji może obejmować porządkowanie akt i sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych.
Odbiór i transport
W cenie usługi można uwzględnić odbiór dokumentacji, materiały do przewozu akt i bezpieczne przekazanie zasobu.
Jak przebiega przekazanie dokumentów do przechowywania?
Uprawnienia do przechowywania dokumentacji pracowniczej
Przechowywanie dokumentów jest działalnością regulowaną i nadzorowaną. Do jej prowadzenia potrzebny jest odpowiednio przeszkolony personel oraz wpis do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa. Sprawdź nasz wpis i poproś także o aktualną polisę OC.
Oferta pudełkowa przechowywania małych ilości dokumentów
Wszystko w cenie za cały okres przechowywania3 000,00 zł brutto
Cennik usługi przechowywanie dokumentów według kategorii archiwalnej
Dla ilości większych niż podane w zestawieniu, powyżej 80 m.b., cena jednostkowa podlega negocjacji. Dla ilości mniejszych niż podane w zestawieniu ceny przechowywania ustalane są indywidualnie.
Cennik usługi przechowywanie dokumentów według rodzaju dokumentacji
Dla ilości większych niż podane w zestawieniu, powyżej 80 m.b., cena jednostkowa podlega negocjacji. Dla ilości mniejszych niż podane w zestawieniu ceny przechowywania ustalane są indywidualnie.
Baza magazynowo-techniczna do przechowywania dokumentacji
Dokumentację przechowujemy w nieoznakowanych magazynach będących naszą własnością. Magazyny z dokumentami są położone w centralnej części Polski, na terenie niezalewowym, z dala od punktów gastronomicznych, w sercu dużego osiedla przemysłowego.
Magazyny skonstruowano z blachy o grubości od 1 do 3 cm i pokryto preparatami podnoszącymi odporność ogniową stali. Pomieszczenia ocieplono niepalną wełną, a stolarka okienna z roletami antywłamaniowymi pomaga utrzymywać właściwe warunki przechowywania dokumentacji.
Obiekty wyposażono w urządzenia do rejestracji temperatury i wilgotności, system wentylacji, system klimatyzująco-cieplny, niepylne posadzki, system sygnalizacji pożarowej oraz alarmy antywłamaniowe połączone z centralami służb ratunkowych.
Dokumenty przechowujemy na regałach archiwalnych niepalnych i niezapalnych. Przy magazynie znajduje się biuro do obsługi zasobów, pracownia aktowa służąca bieżącej konserwacji akt, niszczarnia oraz warsztat zapewniający techniczną obsługę budynku.
Całość obiektu jest monitorowana przez system kamer ze zdalnym dostępem i zapisem monitoringu w chmurze oraz czujniki ruchu, pożaru i drgań. Baza jest sukcesywnie rozbudowywana, by docelowo pomieścić 12 kilometrów bieżących akt.
Zawsze w cenie przechowywania dokumentów
- odbiór i transport dokumentów,
- materiały do przewozu akt,
- opracowanie dokumentów,
- porządkowanie dokumentacji,
- sporządzenie pełnych ewidencji opracowywanej dokumentacji w formie spisów zdawczo-odbiorczych,
- przechowywanie dokumentacji w warunkach zgodnych z przepisami prawa,
- obsługa byłych pracowników w zakresie udostępniania akt i wydawania z nich dokumentów bez dodatkowych kosztów,
- stała weryfikacja akt raz do roku, czyli skontrum zasobu, wraz z niszczeniem dokumentów przeterminowanych.