Archiwizacja dokumentów i przechowywanie dokumentów
Archiwizacja dokumentów
Archiwizacja dokumentów obejmuje przygotowanie dokumentacji do bezpiecznego, zgodnego z przepisami i wygodnego użytkowania przez cały wymagany okres jej przechowywania. Usługa łączy porządkowanie akt, kwalifikację dokumentacji, sporządzenie ewidencji, transport oraz profesjonalne przechowywanie dokumentów.
Przechowywanie dokumentacji polega na powierzeniu dokumentacji na cały wymagany prawem okres jej przechowania. Korzystając z naszej usługi, pozbędą się Państwo problemu zalegających w archiwum dokumentów nieprzydatnych do bieżącej działalności, zachowując jednocześnie możliwość dostępu do nich w uzgodniony sposób.
Dzięki pobieraniu opłaty z góry za cały okres przechowywania zyskują Państwo pewność kosztów oraz profesjonalne zarządzanie dokumentacją przez cały wymagany okres przechowywania. Przy dużym zasobie dokumentacji powierzanej do przechowywania oferujemy korzystne rabaty.
Uprawnienia do przechowywania dokumentacji pracowniczej
Przechowywanie dokumentów jest działalnością regulowaną i nadzorowaną. Do jej prowadzenia potrzebny jest odpowiednio przeszkolony personel oraz wpis do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa. Sprawdź nasz wpis i poproś także o aktualną polisę OC.
Oferta pudełkowa przechowywania małych ilości dokumentów
Wszystko w cenie za cały okres przechowywania3 000,00 zł brutto
Cennik usługi przechowywanie dokumentów ze względu na kategorie
Dla ilości większych niż podane w zestawieniu, powyżej 80 m.b., cena jednostkowa podlega negocjacji. Dla ilości mniejszych niż podane w zestawieniu ceny przechowywania ustalane są indywidualnie.
Cennik usługi przechowywanie dokumentów ze względu na rodzaje dokumentów
Dla ilości większych niż podane w zestawieniu, powyżej 80 m.b., cena jednostkowa podlega negocjacji. Dla ilości mniejszych niż podane w zestawieniu ceny przechowywania ustalane są indywidualnie.
Baza magazynowo-techniczna
Dokumentację przechowujemy w nieoznakowanych magazynach będących naszą własnością. Magazyny z dokumentami są położone w centralnej części Polski, na terenie niezalewowym, z dala od punktów gastronomicznych, w sercu dużego osiedla przemysłowego.
Stolarka okienna, rolety antywłamaniowe, zbrojone drzwi na pancernych okuciach oraz poczwórne ryglowanie zapewniają bezpieczeństwo przed włamaniem. Magazyny wyposażono w urządzenia pomiarowe do rejestracji temperatury i wilgotności, system wentylacji, system klimatyzująco-cieplny, niepylne posadzki, system sygnalizacji pożarowej oraz alarmy antywłamaniowe połączone z centralami służb ratunkowych.
Dokumenty przechowujemy na regałach archiwalnych niepalnych i niezapalnych. Przy magazynie znajduje się biuro do obsługi zasobów, pracownia aktowa służąca bieżącej konserwacji akt, niszczarnia oraz warsztat zapewniający techniczną obsługę budynku.
Całość obiektu jest monitorowana przez system kamer ze zdalnym dostępem i zapisem monitoringu w chmurze oraz czujniki ruchu, pożaru i drgań ze zdalnym dostępem z poziomu smartfona i stacji ochrony fizycznej. Baza jest sukcesywnie rozbudowywana, by docelowo pomieścić 12 kilometrów bieżących akt.
Zawsze w cenie przechowywania
- odbiór i transport dokumentów,
- materiały do przewozu akt,
- opracowanie dokumentów,
- porządkowanie dokumentacji,
- sporządzenie pełnych ewidencji opracowywanej dokumentacji w formie spisów zdawczo-odbiorczych,
- przechowywanie dokumentacji w warunkach zgodnych z przepisami prawa,
- obsługa byłych pracowników w zakresie udostępniania akt i wydawania z nich dokumentów bez dodatkowych kosztów,
- stała weryfikacja akt raz do roku, czyli skontrum zasobu, wraz z niszczeniem akt przeterminowanych.