Audyt archiwum i szkolenia archiwalne
Audyt archiwum zakładowego i obiegu dokumentów
Audyt archiwum to praktyczna usługa pozwalająca sprawdzić, czy dokumentacja w jednostce jest tworzona, opisywana, klasyfikowana, przechowywana i brakowana zgodnie z obowiązującymi zasadami. Weryfikujemy zarówno archiwum zakładowe lub składnicę akt, jak i cały obieg dokumentów – od momentu wpływu albo wytworzenia pisma, aż do przekazania akt do archiwum, zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej albo przygotowania materiałów archiwalnych do dalszego przechowywania.
Audyt archiwalny pozwala szybko wskazać ryzyka, błędy w ewidencji, braki w instrukcji kancelaryjnej, nieaktualny wykaz akt, problemy z przejmowaniem dokumentacji oraz nieprawidłowości w warunkach przechowywania.
Najpierw diagnoza, potem konkretne zalecenia. Po audycie otrzymują Państwo raport opisujący stan faktyczny oraz rekomendacje, które można wykorzystać przy porządkowaniu archiwum, aktualizacji procedur i przygotowaniu jednostki do kontroli.
Co obejmuje audyt archiwum?
Zakres audytu dostosowujemy do rodzaju jednostki, wielkości zasobu i celu kontroli wewnętrznej. Możemy zbadać samo archiwum zakładowe, składnicę akt, wybraną komórkę organizacyjną albo cały system kancelaryjny. Analizujemy dokumentację papierową i elektroniczną, sposób jej rejestracji, oznaczania, przechowywania oraz udostępniania.
- ocenę organizacji archiwum zakładowego lub składnicy akt,
- weryfikację ewidencji, spisów zdawczo-odbiorczych i opisów teczek,
- sprawdzenie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
- analizę prawidłowości kwalifikowania dokumentacji do kategorii archiwalnych,
- ocenę zasad przejmowania akt z komórek organizacyjnych,
- weryfikację procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
- sprawdzenie warunków przechowywania dokumentów i zabezpieczenia zasobu,
Rodzaje audytów i ekspertyz
Zakres audytu może zostać dopasowany do wielkości zasobu, liczby lokalizacji i rodzaju dokumentacji. W przypadku większych jednostek przygotowujemy indywidualny zakres prac.
Szkolenia archiwalne i kancelaryjno-archiwalne
Oprócz audytów prowadzimy szkolenia archiwalne dla pracowników urzędów państwowych, jednostek samorządowych, firm prywatnych oraz osób, które chcą podnieść kwalifikacje w zakresie postępowania z dokumentacją współczesną. Szkolenia mogą dotyczyć archiwum zakładowego, składnicy akt, kancelarii, instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej.
Szkolenia organizujemy dla grup zorganizowanych. Mogą odbywać się w formie konferencji w Łodzi albo u Klienta. Zapewniamy autorskie materiały szkoleniowe, przykłady praktyczne, ćwiczenia oraz omówienie problemów występujących w konkretnej jednostce.
Program szkolenia archiwistycznego
- terminologia archiwalna i podstawowe pojęcia związane z dokumentacją,
- podstawy prawne postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną,
- systemy kancelaryjne, obieg dokumentów,
- instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna i jednolity rzeczowy wykaz akt w praktyce,
- kwalifikacja dokumentacji i stosowanie kategorii archiwalnych,
- środki ewidencyjne, spisy zdawczo-odbiorcze i opis teczek,
- organizacja i zakres działania archiwum zakładowego lub składnicy akt,
- przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych,
- techniczne zasady archiwizacji dokumentów,
- ćwiczenia praktyczne na przykładach dokumentacji.
Szkolenia z instrukcji kancelaryjnej, JRWA i instrukcji archiwalnej
Jednym z najważniejszych elementów szkolenia jest praktyczne omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Wyjaśniamy, jak korzystać z instrukcji kancelaryjnej, jak stosować jednolity rzeczowy wykaz akt, jak nadawać symbole klasyfikacyjne i jak rozpoznawać kategorie archiwalne. Pokazujemy również, w jaki sposób instrukcja archiwalna wpływa na pracę archiwum zakładowego oraz na obowiązki osób przekazujących dokumentację.
Szkolenie może zostać połączone z analizą dokumentów obowiązujących w jednostce. Dzięki temu uczestnicy nie uczą się wyłącznie teorii, ale poznają zasady pracy na własnych przykładach: sprawach, teczkach, spisach, rejestrach i dokumentacji najczęściej powstającej w danej organizacji.
Cennik szkoleń archiwistycznych
Dla grup zorganizowanych możliwe są atrakcyjne zniżki oraz indywidualne dopasowanie programu szkolenia.
Dla kogo są audyty i szkolenia?
Audyt archiwum i szkolenia kancelaryjno-archiwalne polecamy w szczególności jednostkom, w których dokumentacja powstaje regularnie i musi być przechowywana przez określony czas. Dotyczy to administracji publicznej, szkół, przedszkoli, ośrodków pomocy społecznej, urzędów pracy, instytucji kultury, spółek komunalnych, firm prywatnych oraz organizacji, które chcą uporządkować dokumentację przed zmianą siedziby, reorganizacją albo wdrożeniem nowych procedur.
- jednostki przygotowujące się do kontroli lub zaleceń pokontrolnych,
- organizacje wdrażające instrukcję kancelaryjną, JRWA i instrukcję archiwalną,
- podmioty, które przejęły dokumentację po reorganizacji lub likwidacji jednostki,
- firmy i instytucje posiadające zaległości w archiwum zakładowym,
- pracownicy kancelarii, sekretariatów, komórek organizacyjnych i archiwów zakładowych.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się audyt archiwum od audytu obiegu dokumentów?
Audyt archiwum koncentruje się na stanie archiwum zakładowego lub składnicy akt, ewidencji, opisach teczek, warunkach przechowywania i przekazywaniu dokumentacji. Audyt obiegu dokumentów obejmuje wcześniejszy etap, czyli sposób rejestrowania, dekretowania, prowadzenia spraw i przekazywania akt w całej jednostce.
Czy audyt pomaga przygotować się do kontroli Archiwum Państwowego?
Tak. Audyt pozwala wcześniej wykryć nieprawidłowości, uporządkować ewidencję, sprawdzić aktualność normatywów kancelaryjno-archiwalnych i zaplanować działania naprawcze przed kontrolą.
Czy szkolenie może dotyczyć wyłącznie JRWA?
Tak. Program szkolenia może zostać ograniczony do jednolitego rzeczowego wykazu akt, klasyfikacji spraw, kategorii archiwalnych i praktycznego opisywania dokumentacji.
Czy szkolenia mogą odbywać się w siedzibie Klienta?
Tak. Szkolenie może odbyć się u Klienta, dzięki czemu można połączyć część teoretyczną z omówieniem rzeczywistych dokumentów i problemów występujących w danej jednostce.
Najczęstsze pytania o dokumenty i archiwum
Jeśli masz więcej pytań dotyczących archiwizacji dokumentów zapraszamy do odwiedzenia strony z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania