Porządkowanie dokumentów, segregacja akt i archiwizacja dokumentacji
Porządkowanie dokumentów w archiwum zakładowym
Porządkowanie dokumentów to jedna z najważniejszych części procesu archiwizacji. Polega na nadaniu dokumentacji prawidłowego układu, zgodnego z metodyką archiwalną, przepisami prawa oraz zasadami obowiązującymi w archiwach zakładowych i składnicach akt.
W ramach usługi dokumenty są segregowane, klasyfikowane, systematyzowane, ewidencjonowane i przygotowywane tak, aby można było szybko odnaleźć akta konkretnej sprawy, pracownika, inwestycji lub komórki organizacyjnej. Dokumentacja, której okres przechowywania upłynął, może zostać wybrakowana i przekazana do zniszczenia zgodnie z obowiązującymi procedurami.
Na czym polega porządkowanie dokumentacji?
Usługa obejmuje kompleksowe opracowanie zasobu: od rozpoznania dokumentacji, przez jej uporządkowanie i opisanie, aż po przygotowanie ewidencji umożliwiającej sprawne korzystanie z archiwum. Na życzenie Klienta sporządzamy również inwentarze, skorowidze, indeksy i kartoteki, które ułatwiają wyszukiwanie dokumentów.
Porządkowanie dokumentacji może być wykonywane w siedzibie Klienta albo w magazynie naszej spółki. Wybór sposobu realizacji zależy od wielkości zasobu, warunków lokalowych, czasu realizacji oraz oczekiwanego zakresu obsługi.
Dwa sposoby realizacji usługi
Porządkowanie dokumentów u Klienta
Prace prowadzone są bezpośrednio w archiwum lub składnicy akt Klienta. To dobre rozwiązanie, gdy dokumenty muszą pozostać w jednostce, a postęp prac ma być konsultowany na bieżąco.
- stały wgląd w przebieg prac,
- łatwiejsza konsultacja nietypowych spraw,
- brak konieczności przekazania zasobu do magazynu zewnętrznego.
Porządkowanie dokumentów w magazynie Archivia
Dokumentacja jest pakowana, odbierana i opracowywana w wyspecjalizowanym magazynie. Ten wariant jest zwykle szybszy i tańszy, ponieważ ogranicza koszty pracy w terenie.
- odbiór i transport dokumentów,
- możliwość pracy poza godzinami działania Klienta,
- materiały archiwizacyjne w cenie usługi.
Cennik porządkowania dokumentów
Wariant realizowany w magazynach firmy Archivia. Porządkowanie dokumentacji u Klienta może wymagać doliczenia kosztów pracy na miejscu, w zależności od warunków lokalowych i organizacyjnych.
Ceny porządkowania u Klienta + 30-60%.
Wskazane kwoty obejmują koszty związane z porządkowaniem dokumentów, w tym koszt materiałów archiwizacyjnych.
Jak przebiega porządkowanie dokumentów?
Ustalamy rodzaj dokumentacji, jej ilość, stan uporządkowania oraz wymagane kategorie archiwalne.
Dokumenty otrzymują właściwy układ rzeczowy, chronologiczny lub organizacyjny.
Sporządzamy spisy zdawczo-odbiorcze oraz inne pomoce archiwalne potrzebne do obsługi archiwum.
Dokumentację przeterminowaną wydzielamy i przygotowujemy do zniszczenia zgodnie z przepisami.
Wycena porządkowania dokumentacji
Aby oszacować wartość zlecenia, potrzebna jest informacja o wielkości zasobu: liczbie metrów bieżących, teczek, segregatorów lub innych opakowań. Można również przesłać zdjęcia dokumentacji, które pozwolą archiwistom przygotować wstępną wycenę usługi.
Sposób mierzenia metra bieżącego oraz opis dokumentacji znacząco ułatwiają szybkie przygotowanie oferty.
Normatywy kancelaryjno-archiwalne
Wraz z usługą porządkowania dokumentów polecamy opracowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych, czyli instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej. Dokumenty te regulują obieg dokumentacji od momentu jej wytworzenia aż do brakowania lub przekazania do archiwum.
Prawidłowo przygotowane normatywy ułatwiają zarządzanie dokumentacją, usprawniają pracę komórek organizacyjnych i stanowią podstawę do rzetelnego porządkowania archiwum.
Materiały archiwizacyjne i realizacje
W przypadku realizacji usługi porządkowania dokumentów przez Archivia materiały archiwizacyjne są w cenie usługi. Stosujemy rozwiązania spełniające wymagania bezpieczeństwa przechowywania dokumentacji, w tym materiały używane przy opracowywaniu zasobów archiwalnych.
Realizujemy także nietypowe zlecenia wymagające dodatkowych działań organizacyjnych, takich jak dostawa i montaż regałów, przygotowanie pomieszczeń lub uporządkowanie dużych, wieloletnich zasobów dokumentacji.
Oferta materiałów archiwizacyjnych | Najczęstsze pytania związane z archiwizacją dokumentów