Instrukcje kancelaryjne i archiwalne
Normatywy kancelaryjno-archiwalne
Instrukcja kancelaryjna jest podstawowym normatywem regulującym obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Poprawne stosowanie instrukcji kancelaryjnej pozwala na optymalizację procesów zarządzania dokumentacją, co przyczynia się do efektywniejszej współpracy komórek organizacyjnych w jednostce.
Postępowanie zgodnie z instrukcją kancelaryjną umożliwia prawidłowe przekazanie akt z komórek do archiwum. Instrukcja archiwalna normuje dalsze postępowanie z dokumentacją.
Określa ona układ akt w archiwum, sposób ich przyjmowania, ewidencjonowania i udostępniania, a także kryteria, które z mocy prawa powinno spełniać pomieszczenie archiwum. Dzięki stosowaniu instrukcji archiwalnej możliwe jest także prawidłowe niszczenie dokumentów, których okres przechowywania upłynął.
Cennik gotowych normatywów
* Instrukcje kancelaryjne, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcje w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt / archiwum zakładowego oraz przepisy wprowadzające.
Co otrzymasz
Za wskazaną powyżej cenę otrzymacie Państwo komplet normatywów kancelaryjno-archiwalnych, tj. instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną.
Dodatkowo w zestawie znajdują się zarządzenie wprowadzające przepisy oraz bezpłatna ogólna prezentacja szkoleniowa z zakresu posługiwania się normatywami. Wszystkie dokumenty są indywidualnie dostosowane do potrzeb danej jednostki i uwzględniają charakterystyczne dokumenty wytwarzane przez jej pracowników.
Doświadczenie w tworzeniu prawa
Oferujemy sporządzanie instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych przez specjalistyczny zespół prawników i archiwistów. Nasi specjaliści sporządzali normatywy kancelaryjno-archiwalne dla wielu jednostek państwowych i samorządowych, podlegających w tym zakresie rygorystycznym wymogom prawnym i kontroli ze strony archiwów państwowych.
W trakcie realizacji usługi stale współpracujemy z pracownikami Klienta, dostosowując projekt normatywów do potrzeb i wymagań firmy lub instytucji.
Realizację usługi kończy szkolenie dla pracowników w zakresie posługiwania się instrukcją kancelaryjną, instrukcją archiwalną oraz Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.
Jednostkom państwowym i samorządowym oferujemy dodatkowo reprezentację przed organami zatwierdzającymi komplet normatywów kancelaryjno-archiwalnych. W takim wypadku realizacja usługi kończy się wraz z zatwierdzeniem kompletu normatywów przez właściwe archiwum państwowe.
Najczęstsze pytania dotyczące instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych
Kto ma obowiązek posiadać instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną?
Normatywy kancelaryjno-archiwalne są obowiązkowe dla wielu podmiotów wykonujących zadania publiczne. W szczególności powinny je posiadać:
- Organy państwowe – ministerstwa, urzędy centralne oraz urzędy wojewódzkie.
- Jednostki samorządu terytorialnego – urzędy gmin, starostwa powiatowe oraz urzędy marszałkowskie.
- Państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne – między innymi szkoły publiczne, przedszkola, ośrodki pomocy społecznej (OPS, MOPS), centra usług społecznych oraz urzędy pracy.
- Samorządowe instytucje kultury – biblioteki publiczne, domy kultury, muzea, galerie oraz teatry.
- Służby mundurowe i wymiar sprawiedliwości – jednostki Policji, Państwowej Straży Pożarnej, sądy powszechne oraz prokuratury.
Obowiązek opracowania i stosowania tych dokumentów wynika z przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją oraz archiwizacji i ma zapewnić jednolity sposób rejestrowania, klasyfikowania, przechowywania i przekazywania dokumentacji do archiwum.
Czym są normatywy kancelaryjno-archiwalne?
Normatywy kancelaryjno-archiwalne to komplet dokumentów regulujących sposób obiegu, klasyfikacji i archiwizacji dokumentacji w jednostce. Najczęściej obejmują instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) oraz instrukcję archiwalną.
Czy Archivia opracowuje komplet normatywów kancelaryjno-archiwalnych?
Tak. Opracowujemy komplet dokumentacji dostosowanej do charakteru jednostki, przygotowujemy projekty zarządzeń wdrażających oraz pomagamy we wdrożeniu nowych zasad kancelaryjnych i archiwalnych.
Czy można zaktualizować istniejącą instrukcję kancelaryjną?
Tak. Analizujemy obowiązujące przepisy i aktualizujemy instrukcję kancelaryjną, instrukcję archiwalną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt zgodnie z aktualnym stanem prawnym i strukturą organizacyjną jednostki.
Najczęstsze pytania o instrukcje kancelaryjne i wykazy akt
Zanim spróbujesz samodzielnie stworzyć normatywy kancelaryjno-archiwalne skontaktuj się z nami. Zaoszczędzisz w ten sposób wiele czasu, a stworzone przez nas przepisy będą spełniać wszystkie standardy przewidziane polskim prawem