Projektowanie archiwum i budowa archiwum zakładowego
Profesjonalna organizacja archiwum zakładowego
Organizacja archiwum usprawnia funkcjonowanie firmy, instytucji lub jednostki publicznej, ponieważ pozwala szybko odnaleźć potrzebne dokumenty, bezpiecznie je przechowywać i ograniczyć koszty obsługi dokumentacji. Prawidłowo zaprojektowane archiwum tworzy warunki do sprawnego korzystania z akt oraz do zachowania ich przez wymagany okres przechowywania.
Usługa jest przeznaczona dla podmiotów, które tworzą własne archiwum lub składnicę akt, przenoszą dokumentację do nowej lokalizacji, porządkują dotychczasowe pomieszczenia archiwalne albo chcą dostosować sposób przechowywania akt do wymagań bezpieczeństwa, profilaktyki archiwalnej i ochrony zasobu.
Na czym polega projektowanie archiwum?
Projektowanie archiwum polega na przygotowaniu koncepcji pomieszczenia, wyposażenia oraz zasad użytkowania archiwum. W ramach usługi analizujemy rodzaj i ilość dokumentacji, warunki lokalowe, sposób korzystania z akt, wymagania przeciwpożarowe, antywłamaniowe i klimatyczne oraz potrzeby organizacyjne jednostki.
Projekt obejmuje dobór regałów, urządzeń i rozwiązań technicznych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania archiwum. Przygotowujemy także kosztorys zawierający wyszczególnienie prac i elementów wyposażenia wraz z orientacyjnymi cenami ich wykonania lub zakupu.
Wykonując usługę, opieramy się na zasadach profilaktyki archiwalnej i ochrony zasobu archiwalnego stosowanych w archiwach oraz na standardzie ISO 11799 dotyczącym wymagań przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych.
Cennik organizacji archiwum
Na życzenie Klienta sprawujemy również nadzór nad wdrożeniem projektu do stosowania.
Projekt organizacyjny archiwum
Projekt organizacyjny archiwum to opracowanie zawierające wytyczne zgodne z profilaktyką archiwalną i standardami stosowanymi w archiwach. Dokument obejmuje między innymi rzut pomieszczenia z rozmieszczeniem regałów, wskazanie ich rodzaju, zasady przechowywania dokumentacji oraz kosztorys wyposażenia.
Całość jest przygotowywana tak, aby archiwum spełniało wymagania dotyczące ochrony przeciwpożarowej, zabezpieczenia przed włamaniem, właściwych warunków klimatycznych oraz bezpiecznego przechowywania konkretnego rodzaju nośników danych.
Instrukcja technologiczna organizacji archiwum
Instrukcja technologiczna użytkowania archiwum określa zasady prawidłowego korzystania z pomieszczenia archiwalnego, jego wyposażenia oraz dokumentacji zgromadzonej w archiwum lub składnicy akt. Obejmuje praktyczne reguły postępowania z dokumentami od momentu ich wpływu lub wytworzenia aż do przekazania, brakowania albo bezpiecznego zniszczenia.
Zastosowanie instrukcji pomaga utrzymać porządek, zapewnić dokumentacji optymalne warunki przechowywania i ograniczyć ryzyko błędów organizacyjnych.
Co otrzymuje Klient?
- analizę potrzeb jednostki i warunków lokalowych,
- projekt organizacyjny archiwum lub składnicy akt,
- rzut pomieszczenia z rozmieszczeniem regałów i wyposażenia,
- wskazanie wymagań dotyczących bezpieczeństwa, klimatu i zabezpieczeń technicznych,
- kosztorys prac oraz elementów wyposażenia,
- instrukcję technologiczną użytkowania archiwum, jeżeli zostanie zamówiona,
- możliwość nadzoru nad wdrożeniem projektu do stosowania.
Przykładowe realizacje
Grafika została osadzona w szerszym bloku z podpisem, aby lepiej prezentować przykładowe realizacje i jednocześnie zachować spójny wygląd podstron usługowych.
Dla kogo jest usługa organizacji archiwum?
Usługa jest kierowana do firm, instytucji, urzędów, szkół, jednostek organizacyjnych, archiwów zakładowych oraz składnic akt, które chcą stworzyć własne archiwum albo uporządkować już istniejące pomieszczenia archiwalne.
Organizacja archiwum jest szczególnie przydatna wtedy, gdy dokumentacja zaczyna zajmować zbyt dużo miejsca, dostęp do akt jest utrudniony, dotychczasowe wyposażenie jest niewystarczające albo jednostka przygotowuje się do kontroli, przeprowadzki lub reorganizacji.
Unikalna oferta
Mobilne Archiwa® — jedyna taka oferta w Polsce
Przy organizacji archiwum możesz skorzystać także z usługi Mobilne Archiwa®, która pozwala prowadzić prace archiwizacyjne bezpośrednio w siedzibie Klienta, z wykorzystaniem mobilnych stanowisk pracy i zaplecza technicznego Archivia.
To rozwiązanie szczególnie przydatne wtedy, gdy dokumentacja nie powinna opuszczać jednostki albo gdy archiwum wymaga uporządkowania, opisania, oznakowania i wdrożenia zasad obsługi na miejscu.
Poznaj Mobilne Archiwa®Najczęstsze pytania o organizację archiwum
Jeśli masz więcej pytań dotyczących projektowania archiwum, organizacji składnicy akt lub przechowywania dokumentacji, zapraszamy do strony z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania.