Udostępnianie dokumentacji urzędom

 

Tu jesteś: www.archivia.com.pl -> dla urzędów
 

Dla urzędów


Dostęp do dokumentów
Spółka Archivia udostępnia dokumenty urzędom na zasadach określonych na niniejszej stronie. Niniejsze zasady nie obowiązują partnerów handlowych oraz Klientów. Aktualny zasób aktowy dokumentów przechowywanych w Składnicy Akt spółki można znaleźć w bazach danych Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W ramach zasobu aktowego przechowywanego w naszej składnicy znajdują się:

dokumenty osobowe i płacowe - tj. akta osobowe pracowników, listy płac, karty wynagrodzeń, dokumentacja pomocnicza płac,

dokumentacja księgowa,

dokumentacja medyczna,

dokumentacja organizacyjna,

dokumentacja techniczna obiektów własnych przejętych jednostek organizacyjnych,

dokumentacja techniczna obiektów wykonywanych przez przejęte jednostki organizacyjne (dokumentacja realizacji inwestycji),

dokumentacja procesowa i odszkodowawcza,

dokumentacja ubezpieczeniowa.

 

DOKUMENTY UDOSTĘPNIAMY TYLKO W PRZYPADKU WYKAZANIA INTERESU PRAWNEGO !

 

Nie udostępniamy poza magazyn oryginałów:

- list płac - ze względu na ochronę danych osobowych oraz stan zachowania,

- dokumentacji zastrzeżonej w umowie,

- dokumentacji niejawnej i prywatnej osób fizycznych,

- dokumentacji zawierającej dane wrażliwe,

- dokumentacji zawierającej tajemnice handlowe i tajemnice przedsiębiorstwa,

- dokumentacji audytów i kontroli,

- sprawozdań finansowych.

Akta osobowe udostępniamy na wniosek instytucji wymiaru sprawiedliwości pod warunkiem złożenia oświadczenia o terminie zwrotu.

 

Z oryginałów powyższych dokumentów można skorzystać na miejscu - w Składnicy Akt przy ulicy Glinianej 61 po uprzednim umówieniu terminu. Dokumentacja udostępniana jest za okazaniem pełnomocnictwa lub upoważnienia na stanowisku zaopatrzonym w komputer i skaner. Dokumentacja jest udostępniana od poniedziałku do piątku w godzinach od 16.00 do 18.00 i w soboty w godzinach 12.00-14.00.

 

Procedura udostępniania:

1. Aby uzyskać dostęp do dokumentów należy zwrócić się z pisemnym wnioskiem o udostępnienie danych, udokumentować interes prawny oraz wskazać cel przetwarzania danych zawartych w dokumentach oraz formę udostępnionych danych (oryginał, skan, kserokopia mechaniczna, odpis). Wniosek można przesłać pocztą lub mailem na adres biuro@archivia.com.pl.

Ze względu na zły stan zachowania niektóre dokumenty wydawane są jedynie w formie odpisu ze względu na zakaz naświetlania dokumentów lampami do skanowania i kserowania.

2. W odpowiedzi na wniosek opisywana jest dokumentacja w przedmiotowej sprawie wraz z kosztami jej udostępnienia według cennika znajdującego się na stronie.

3. Koszty udostępniania obejmują rzeczywiste koszty pracownicze i koszty przedsiębiorstwa poniesione w związku z kwerendą, przygotowaniem odpisu/skanu/kopii/konserwacją oryginału na potrzeby wysyłki, pakowaniem, przesyłką i nie podlegają negocjacjom handlowym.

4. Po akceptacji kosztów dokumentacja jest wysyłana. W przypadku sądów akceptacja odbywa się poprzez wydanie stosowanego postanowienia o zwrocie kosztów.

5. Zwrot dokumentacji powinien nastąpić przesyłką z możliwością sprawdzenia zawartości. W przypadku odbioru akt niekompletnych akta nie zostaną przyjęte i zostanie sporządzone doniesienie w tej sprawie do właściwej prokuratury wskazując do wyjaśnień urzędnika składającego wniosek. 

 

W przypadku braku akceptacji kosztów uznajemy, iż dokumentacja udostępniona ma zostać w trybie bezpłatnym, tj. na miejscu w Składnicy Akt.

 

Wszelkie pytania, wnioski, skargi proszę kierować na adres biuro@archivia.com.pl. Skargi przesłane drogą pocztowa bez wskazanego adresu e-mail lub numeru telefonu pozostaną bez rozpatrzenia.