Tagi: Archiwizacja dokumentów, porządkowanie dokumentów archiwum zakładowe składnica akt archiwowanie archiwizowanie dokumentów archiwizacja danych archiwizacja Usługi archiwistyczne usługi archiwizacyjne usługi archiwalne Porządkowanie dokumentów porządkowanie akt porządkowanie porządkowanie archiwum dolnośląskie Wrocław kujawsko-pomorskie Bydgoszcz, Toruń, lubelskie Lublin lubuskie Gorzów Wielkopolski Zielona Góra łódzkie Łódź małopolskie Kraków mazowieckie Warszawa opolskie Opole podkarpackie Rzeszów podlaskie Białystok pomorskie Gdańsk Gdynia Sopot Śląskie Katowice świętokrzyskie Kielce warmińsko-mazurskie Olsztyn wielkopolskie Poznań zachodniopomorskie Szczecin Koszalin Trójmiasto Śląsk
Kontakt w sprawie usług
Biuro
tel. 42 682 85 35
kom. 793697153
biuro@archivia.com.pl
Dział usług archiwistycznych
tel. 502 484 460
dz.archiwistyczny@archivia.com.pl
j.lutoslawski@archivia.com.pl
Dział sprzedaży
tel. 793 697 153
sprzedaz@archivia.com.pl
m.lakomiec@archivia.com.pl
kontakt 42 682 85 35
Na skróty:
Archiwizacja dokumentów u Klienta
Archiwizacja dokumentacji to proces polegający na nadaniu prawidłowego układu dokumentacji w oparciu o ustalenia metodyki archiwalnej. Regularne przeprowadzanie archiwizacji dokumentacji w firmie zapewnia prawidłowe funkcjonowanie archiwum, co jest niezbędnym warunkiem dla szybkiego odszukania dokumentów tyczących się konkretnych spraw czy inwestycji.
W ramach usługi archiwizacji dokumentów, dokumenty wchodzące w skład zasobu archiwum zostają odpowiednio posegregowane, sklasyfikowane, zewidencjonowane i usystematyzowane w sposób umożliwiający ich szybkie odszukanie.
Oferowane przez nas usługi archiwizacji dokumentów stanowią tańszą alternatywę dla zatrudnienia archiwisty na etacie, a jednocześnie gwarantują zachowanie rygorystycznych wymogów prawa w zakresie postępowania z dokumentami. Gdyby porównać koszt 5-letniego zatrudnienia archiwisty na etacie ze zlecaniem uporządkowania raz na 5 lat firmie oszczędności wyglądają następująco:
|
AKTUALNE KOSZTY ZATRUDNIENIA PRACOWNIKA NA UMOWIE O PRACĘ ZA NAJNIŻSZĄ STAWKĘ KRAJOWĄ (01.2025) Aktualny koszt miesięczny zatrudnienia archiwisty:
Zatrudnienie archiwisty na 5 lat:
Ilość metrów bieżących kat. B, którą możne uporządkować firma za roczne / 5 -letnie wynagrodzenie archiwisty:
Przeciętna ilość dokumentów wytwarzanych przez 5 lat przez średniej wielkości urząd gminy:
*dodatkowo w przyjętej cenie zapewniamy niezbędne materiały do archiwizacji (pudła, teczki, fastykuły, klipsy) |
Wychodząc naprzeciw problemom związanym z archiwizacją tradycyjnych papierowych dokumentów proponujemy dwa rodzaje kompleksowej usługi. Pierwszy to archiwizacja dokumentacji na miejscu w archiwum lub składnicy akt u Klienta. Rozwiązanie to pozwala na bieżąco kontrolować postępy prac i ułatwia konsultację w przypadku bardziej skomplikowanych procesów na miejscu. Porządkowanie dokumentacji na miejscu jest jednak droższe i częściej dłuższe. Spowodowane jest to ograniczeniami godzin pracy jednostki organizacyjnej oraz koniecznością wygospodarowania miejsca, często dość sporych rozmiarów na przeprowadzenie porządkowania. Archiwizacja stacjonarna może również powodować pewien dyskomfort związany z higieną pracy w jednostce organizacyjnej, nierzadko, z braku miejsca narażając pracowników i klientów na widok zalegających w korytarzu dokumentów.
|
CENNIK USŁUGI ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW (porządkowanie dokumentacji u Klienta +20%)
Wyżej wskazane kwoty obejmują wszystkie koszty związane z porządkowaniem dokumentów, także koszt materiału. |
Archiwizacja dokumentów w magazynie firmy archiwizacyjnej
Drugim sposobem na uporządkowanie dokumentacji jest powierzenie zasobu uprawnionemu do przechowywania wykonawcy, który zapakuje i przetransportuje dokumentację do własnych, wyspecjalizowanych pomieszczeń i tam uporządkuje.
Uporządkowane dokumenty, wraz z ewidencjami taki wykonawca odwiezie i ułoży na półkach w archiwum zgodnie z przepisami. Taki system prac ma wiele zalet. Przede wszystkim jest tańszy, ponieważ pozwala zaoszczędzić firmie archiwizacyjnej ewentualnych poszukiwań materiału na miejscu, delegacji i noclegów. W dodatku dokumentacja zostanie uporządkowana szybciej, ze względu na możliwość pracy w weekendy i w godzinach wykraczających poza czas pracy urzędu lub firmy zleceniodawcy. Dokumenty pozostające we władaniu wykonawcy zeskładowane w odpowiednich warunkach, zabezpieczone przed kradzieżą, pożarem, nieuprawnionym wypływem danych nie mają wpływu na bieżącą pracę zleceniodawcy, a należycie uporządkowane i odwiezione w odpowiednim układzie czynią sam proces archiwizacji niemal niezauważalnym.
|
CENNIK USŁUGI ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW W MAGAZYNIE NASZEJ SPÓŁKI
Wyżej wskazane kwoty obejmują wszystkie koszty związane z porządkowaniem dokumentów, także koszt materiału oraz transportu do i z magazynu naszej spółki. |
Aby móc oszacować wartość zlecenia niezbędne jest podanie wielkości zasobu, tj. ilości metrów bieżących, teczek, segregatorów, czy innych opakowań, w których znajdują się dokumenty. Zasób można zmierzyć samodzielnie i przesłać informacje o jego rozmiarze droga mailową. Zasób dokumentów podlegających porządkowaniu podaje się w metrach bieżących. >>Sposób mierzenia metra bieżącego<<
Drugim
sposobem uzyskania wyceny jest przesłanie zdjęć dokumentacji, która
podlegać ma porządkowaniu. Na podstawie zdjęć nasi archiwiści
wycenią usługę porządkowania. Warto przy okazji podać ilość akt
osobowych i dokumentacji technicznej. Więcej o właściwym opisie
przedmiotu zamówienia przy usługach archiwizacyjnych znajda Państwo
>>tutaj<<.
Normatywy kancelaryjno-archiwalne
Wraz z usługą archiwizacji dokumentacji polecamy również ofertę sporządzanych przez naszych prawników normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Komplet tych dokumentów (instrukcja kancelaryjna, Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, instrukcja archiwalna) służy regulacji procesu obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie/jednostce organizacyjnej od momentu wytworzenia aż do zniszczenia. Ich prawidłowe stosowanie pozwala na optymalizację procesów zarządzania dokumentacją, co przyczynia się do efektywniejszej współpracy komórek organizacyjnych w jednostce. Stanowią one również podstawę do prawidłowego przeprowadzenia procesu porządkowania dokumentów w archiwum. Nasi specjaliści sporządzali normatywy kancelaryjno-archiwalne dla wielu jednostek państwowych i samorządowych, podlegających w tym zakresie rygorystycznym wymogom prawnym i kontroli ze strony archiwów państwowych. Zapraszamy do skorzystania z naszego doświadczenia w zamian za najniższą cenę pośród tego rodzaju usług oferowanych na rynku.
NASZA
OFERTA NORMATYWÓW KANCELARYJNO-ARCHIWALNYCH
Porządkowanie dokumentów to zasadnicza część procesu archiwizacji dokumentacji. W ramach porządkowania dokumenty są segregowane, klasyfikowane, ewidencjonowane oraz systematyzowane zgodnie z przepisami prawa i zasadami metodyki archiwalnej. Jednocześnie dokumentacja przeterminowana, której okres przechowywania upłynął jest brakowana tj. ewidencjonowana i przekazywana do zniszczenia zgodnie z przepisami prawa. Na życzenie Klienta również niszczymy dokumentację wybrakowaną w ramach archiwizacji we własnych niszczarkach przemysłowych. W czasie realizacji usługi stale współpracujemy z Klientem wspólnie wdrażając rozwiązania pozwalające na optymalizację zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie/jednostce. Usługę kończy sporządzanie ewidencji zarchiwizowanej dokumentacji w postaci spisów zdawczo-odbiorczych, która pozwoli na łatwe korzystanie z archiwum w przyszłości. Na życzenie Klienta sporządzamy opracowania w postaci: inwentarzy, skorowidzów, indeksów, kartotek dotyczących treści i formy dokumentacji, służących celom ewidencji, informacji i udostępniania. Dzięki pomocom archiwalnym możliwe jest szybsze odnalezienie dokumentacji konkretnych pracowników, spraw, czy inwestycji.
Przykładowe realizacje
Wszystkie nasze zlecenia zawsze realizowane są kompleksowo. Nawet, gdy wymagane są nietypowe rozwiązania, jak dostawa regałów, ich montaż, kotwienie lub wykonanie prac remontowo-budowlanych koniecznych do zapewnienia właściwego i zgodnego z przepisami przechowywania dokumentów. Oto kilka z przeszło tysiąca naszych realizacji.
Im bardziej wymagająca jest usługa, tym jest ciekawsza i z większą chęcią podejmiemy się jej realizacji.
Porządkujemy zasoby w terminie i cenie, której nie podejmują się inni. Wszystkie zlecenia realizujemy w kolejności podpisanych umów bez względu na ich wartość i stopień skomplikowania. Posiadamy polisę odpowiedzialności cywilnej na kwotę 1 mln złotych.
Tym z Państwa, którzy zdecydują się na skorzystanie z naszych usług archiwizacji dokumentów polecamy oferowane przez nas materiały archiwizacyjne. Aby zapewnić Państwu stały dostęp do najwyższej jakości materiałów archiwizacyjnych, współpracujemy z producentami i hurtownikami na terenie całej Polski. To powoduje, że w naszej ofercie znajdują się materiały spełniające najwyższe wymagania w dziedzinie bezpieczeństwa przechowania dokumentacji, w tym te stosowane przez archiwa państwowe. W przypadku realizacji usługi porządkowania dokumentów przez naszą spółkę materiały zawsze są w cenie usługi.
NASZA
OFERTA MATERIAŁÓW ARCHIWIZACYJNYCH
NAJCZĘSTSZE PYTANIA ZWIĄZANE Z ARCHIWIZACJĄ
DOKUMENTÓW
Mapa strony l FAQ l Polityka cookies
Wszelkie prawa zastrzeżone © Archivia 2011 l All rights reserved